Instalaciones

Introducción

El apartado Instalaciones es uno de los más importantes de toda la configuración de teeone.golf. Desde aquí se dan de alta y se gestionan todas las instalaciones de tu club: recorridos de golf, pistas de pádel, pistas de tenis, Driving Range, Putting Green, gimnasio, cuarto de palos, beach club… cualquier espacio en el que se puedan hacer reservas.

¿Por qué es tan importante? Porque Instalaciones es la base sobre la que se construye todo lo demás. 
Sin configurar tus instalaciones, no puedes crear el plano de salidas, no puedes inicializar zonas, no puedes vender online y los informes de ocupación no funcionan. Es, literalmente, el primer paso.

Para acceder, entra en la solución Reservas > abre el módulo Configuración > haz clic en Instalaciones.

El apartado se organiza en siete pestañas. En este artículo verás las que corresponden a la configuración de base:

• Instalaciones
• Cómo crear una instalación
• El cruce
• Zonas
• Ocupación máxima
• Franjas de ocupación

Las tres pestañas restantes (Inicializar días, Anular inicializaciones y Recalcular cruces) las encontrarás en el artículo: 🔗 Cómo inicializar los días de una instalación.

Instalaciones

Al entrar en el apartado, la pestaña que se muestra por defecto es INSTALACIONES. Aquí encontrarás una tabla con todas las instalaciones dadas de alta en tu club.

El sistema está preparado para crear todas las instalaciones que el club necesite: habrá clubs que cuenten con uno o varios recorridos de golf, pistas de pádel, croquet, tenis, campo de prácticas… Cada instalación se crea de forma independiente.

La tabla muestra las siguientes columnas: 

• Código: código interno de cada instalación
• Nombre: nombre de la zona 
• Cruce: en el caso de instalaciones de golf con que recorrido se cruza
• T Cruce: tiempo de cruce en formato hh:mm
• Zona: a qué zona pertenece la instalación
• 18H: si permite reservas de 18 hoyos 
• Orden: orden en el plano de salidas 
• Activo: si la instalación está activa
• Campo
• Tipo de instalación Web: el tipo de instalación de cara a la venta online 
• Ver en web: si es visible en la web de reservas

Cada fila dispone de las acciones habituales: ✏️ botón "Editar" para modificar los datos de la instalación, y 🗑️ botón "Eliminar" para borrarla.

En la esquina superior derecha encontrarás los botones "+Crear" (para dar de alta una nueva instalación), "Imprimir" (generar versión para imprimir) y "Excel" (descargar archivo .xlsx). También dispones de "PERSONALIZAR COLUMNAS" para elegir qué columnas mostrar y en qué orden, y del buscador 🔍 para localizar instalaciones rápidamente.

Arriba del todo a la izquierda tiene la opción "Filtros" se despliega un campo que pone "Zona" con un desplegable que, por defecto, muestra "TODOS". Puedes seleccionar una zona concreta (por ejemplo, GOLF, TENIS, PADEL…) y hacer clic en "ACEPTAR" para ver solo las instalaciones que pertenecen a esa zona.

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Cómo crear una instalación

Para dar de alta una nueva instalación, haz clic en el botón "+Crear" de la esquina superior derecha. Se abrirá la ventana "Crear instalación" con el encabezado "Información de la instalación".

Los campos disponibles son los siguientes:

• Código. Identificador único de la instalación. Cada instalación debe tener un código diferente. Si introduces un código que ya está en uso en otra parte del sistema, aparecerá un mensaje de error: "Este código no se puede utilizar ya que existe como almacén."
• Nombre. Nombre descriptivo de la instalación. Es el nombre que aparecerá en el plano de salidas, en los desplegables y en los informes. Por ejemplo: "GOLF-COURSE", "TENIS P1", "NUEVO CAMPO - TEE1".
• Zona. Desplegable donde seleccionas la zona a la que pertenece esta instalación. La zona es el nivel superior bajo el cual se agrupan las instalaciones. Por ejemplo, la zona "TENIS" agrupa las pistas de tenis, la zona "GOLF" agrupa los recorridos de golf.
• Instalación web. Desplegable que define el tipo de instalación de cara al sistema y a la venta online. Este campo es importante porque determina cómo se gestiona la instalación en el día a día. 
  Las opciones son: 
  "OFF LINE" (la instalación no se muestra en la web de reservas). 
  "GOLF" (recorrido de golf estándar, se gestiona desde el plano de salidas en el módulo Salidas y se inicializa desde la pestaña Inicializar días de este mismo apartado).
   "PITCH&PUTT" (funciona igual que GOLF, para recorridos de Pitch & Putt).
  "COMPETICION MEMBERS" (recorrido destinado a competiciones gestionadas desde Members).
  "Zonas" (para instalaciones que se gestionan desde el módulo Zonas como pádel, tenis, gimnasio, restaurante, beach club, etc.; la inicialización y la gestión de reservas se hacen desde el módulo Zonas, no desde Salidas).

• Activo. Casilla de selección que indica si la instalación está activa en el sistema. Si no está activa, no aparecerá disponible para hacer reservas.
• Ver en web. Casilla de selección que indica si la instalación será visible en la web de reservas (Open y Members). Si la desactivas, la instalación solo será gestionable desde el sistema interno del club.
• Cruce. Desplegable donde seleccionas con qué otra instalación cruza esta. El cruce es un concepto fundamental en los campos de golf con dos Tees de salida. Si la instalación no cruza con ninguna otra, puedes marcar la casilla de selección "Sin cruce". Encontrarás la explicación completa en el apartado "El cruce" de este mismo artículo.
• Tiempo de cruce. Campo en formato hh:mm que indica cuánto tarda una partida en llegar al punto donde se cruza con las partidas del otro recorrido. Por ejemplo, 02:40 significa 2 horas y 40 minutos.
• Sin cruce. Casilla de selección. Si la marcas, la instalación no tendrá configurado ningún cruce.
• Orden Plano Horario. Campo numérico que determina en qué posición aparece esta instalación en el desplegable del selector de recorrido del plano de salidas. Un número más bajo aparece antes en la lista.
• Campo. Desplegable para seleccionar el campo o club al que pertenece la instalación. Útil cuando un club gestiona más de un campo desde el mismo sistema.
• 18 Hoyos internet. Casilla de selección que indica si se permite la venta online de 18 hoyos para esta instalación.

Una vez rellenados todos los campos, haz clic en el botón "ACEPTAR" para crear la instalación.

Para modificar los datos de una instalación existente, localízala en la tabla y haz clic en el ✏️ botón "Editar" de su fila. Se abrirá la ventana "Modificar instalación" con los mismos campos que el formulario de creación, pero ya rellenados con los datos actuales de la instalación.

Realiza los cambios necesarios y haz clic en el botón "GUARDAR" para confirmarlos.

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El cruce   

En un campo de golf con 18 hoyos, los jugadores pueden empezar a jugar desde dos puntos de salida diferentes: el Tee 1 (hoyo 1) y el Tee 10 (hoyo 10). 
Cuando una partida sale por el Tee 1 y llega al hoyo 10, se cruza con las partidas que han salido por el Tee 10. Este punto de encuentro es lo que llamamos "cruce".

El sistema utiliza el tiempo de cruce para gestionar automáticamente este solapamiento: cuando haces una reserva en el Tee 1, teeone.golf bloquea automáticamente la salida correspondiente en el Tee 10 a la hora en la que esa partida llegará al punto de cruce. Así se evita que dos partidas coincidan en el mismo tramo del campo.

Por ejemplo, si una partida sale a las 08:00 por el Tee 1 y el tiempo de cruce configurado es de 3 horas, el sistema bloqueará automáticamente la hora 11:00 en el Tee 10. Este bloqueo se refleja visualmente en el plano de salidas, donde verás el nombre del jugador tanto en su hora de salida real como en la hora de cruce del otro recorrido.

¿Sabes cómo se configura el cruce? Veámoslo en detalle:

El cruce se configura en la ficha de cada instalación, en los campos "Cruce" y "Tiempo de cruce".

Lo habitual es configurar el cruce en la instalación del Tee 1, indicando que cruza con el Tee 10. Si el club no permite que los jugadores salgan a jugar 18 hoyos por el Tee 10, en la instalación del Tee 10 se marca la casilla de selección "Sin cruce".

Si el club sí permite salir 18 hoyos por el Tee 10, entonces hay que configurar el cruce también en esa dirección: en la ficha del Tee 10, seleccionar como cruce el Tee 1 e indicar el tiempo correspondiente. El tiempo de cruce no tiene por qué ser el mismo en ambos sentidos; si se tarda más jugando desde un lado que desde el otro, se pueden poner tiempos diferentes.

Algunos clubs tienen más de dos recorridos que se cruzan entre sí. Para estos casos, la suite te permite configurar cruces adicionales a través de la sección "Cruce alternativo" que encontrarás en la parte inferior de la ficha de cada instalación.

Para añadir un cruce alternativo, sigue estos pasos:

• Abre la ficha de la instalación (✏️ botón "Editar").
• Desplázate hacia abajo hasta encontrar la sección "Cruce alternativo" con su tabla (columnas: Recorrido, Tiempo de cruce).
• Haz clic en el botón "+" que aparece a la derecha de la tabla.
• Se abrirá la ventana "Crear cruce alternativo" con dos campos: "Instalación" (desplegable con las instalaciones disponibles) y "Tiempo de cruce" (en formato hh:mm).
• Selecciona la instalación con la que cruza y define el tiempo de cruce.
• Haz clic en el botón "ACEPTAR".

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Zonas

Las zonas son el nivel superior de instalaciones. Cada zona agrupa un conjunto de instalaciones relacionadas. Por ejemplo, la zona "TENIS" agrupa todas las pistas de tenis del club, la zona "GOLF" agrupa los recorridos de golf, la zona "PADEL" agrupa las pistas de pádel.

La regla es clara: primero se crean las zonas y después se crean las instalaciones, asignando cada una a su zona correspondiente. Es decir, si tu club tiene un campo de golf, 4 pistas de pádel y 2 pistas de tenis, primero crearás las zonas GOLF, PADEL y TENIS, y después darás de alta cada instalación dentro de su zona.

Para gestionar las zonas, haz clic en la pestaña ZONAS dentro del apartado Instalaciones. Verás una tabla sencilla con dos columnas: Código y Descripción. 
Cada fila dispone de las acciones habituales: ✏️ botón "Editar" y 🗑️ botón "Eliminar". En la esquina superior derecha encontrarás los botones "+Crear", "Imprimir", "Excel", "PERSONALIZAR COLUMNAS" y 🔍.

¿Sabes cómo crear o editar una zona? Te lo explicamos paso a paso:

Al hacer clic en "+Crear" o en el ✏️ botón "Editar" de una zona existente, se abrirá la ventana "Crear zonas" o "Modificar zonas" con el encabezado "Información de la zona" y los siguientes campos:

• Código de instalación. Identificador numérico único de la zona.
• Descripción. Nombre de la zona (por ejemplo: GOLF, TENIS, PADEL, GIMNASIO, CAMPO DE PRACTICAS).
• Instalaciones iguales. Casilla de selección que indica si todas las instalaciones de esta zona son idénticas entre sí. Si la marcas, cuando vayas a inicializar las zonas desde el módulo Zonas aparecerá la opción "TODAS" que te permite inicializar todas las instalaciones a la vez. Además, a la hora de reservar, el sistema podrá mostrar la disponibilidad global de la zona sin importar la pista concreta. Por ejemplo: las pistas de tenis suelen ser iguales (misma duración, misma tarifa, misma capacidad), así que la zona TENIS tendría marcada "Instalaciones iguales". En cambio, la zona CAMPO DE PRACTICAS tiene instalaciones distintas (DRIVING y PUTTING GREEN no se configuran igual), así que no se marcaría esta casilla de selección.
• Url foto. Imagen que aparecerá representando a esta zona en la web de reservas de Open. Al subir la imagen, el sistema valida que no supere los 80 KB de tamaño. Cuando tu club tiene varias zonas activas en Open, cada zona se muestra como una tarjeta visual con esta imagen (por ejemplo: Golf, Tenis, Pádel, Clases Golf, Casa Club, Campo de Prácticas…), para que el jugador pueda identificar de un vistazo el tipo de servicio que quiere reservar.
• Nº reservas diarias permitidas por socio. Límite de cuántas reservas puede hacer un socio por día en las instalaciones de esta zona. Este límite se aplica de forma global, independientemente del canal por el que se haga la reserva (Members, Open o presencialmente en el club).
• Sección "Textos". Tabla donde puedes añadir textos descriptivos de la zona en distintos idiomas. Al hacer clic en "+" se añade un nuevo idioma. Al editar un texto, se abre un editor de texto enriquecido con opciones de formato donde podrás personalizar la descripción de la zona para la web.

Haz clic en "ACEPTAR" para guardar.

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Ocupación máxima

La pestaña "Ocupación máxima" te permite definir cuántos jugadores puede recibir como máximo cada instalación por día. Esta configuración es necesaria para que los informes de ocupación del sistema (como "Horas libres y ocupadas") puedan calcular porcentajes y estadísticas fiables.

Haz clic en la pestaña OCUPACIÓN MÁXIMA. Lo primero que verás es una zona de Filtros con un desplegable de "Instalación". Selecciona la instalación que quieres consultar y haz clic en "PROCESAR" para ver los datos.

Si la instalación ya tiene ocupación configurada, aparecerá una tabla con las columnas: Fecha inicio, Fecha fin, Máxima y Estimada. Si no tiene datos, el sistema mostrará el mensaje "Lo sentimos, pero la búsqueda realizada no ha encontrado datos."

En la esquina superior derecha encontrarás los botones "+Crear", "Copiar" y "... Más".

Para configurar la ocupación máxima, haz clic en "+Crear". Se abrirá la ventana "Añadir ocupación" con dos opciones:

• Establecer ocupación (modo manual). Marca esta opción si quieres definir los valores tú mismo. Se habilitarán los campos Desde / Hasta (fechas del período), Ocupación máxima por día y Ocupación estimada por día.
  La ocupación máxima por día es el número máximo de jugadores que el club permite que salgan al campo en un día. No es solo el resultado de sumar todos los huecos del horario; es una decisión del club. Por ejemplo, un club puede decidir que no salgan más de 200 jugadores al día aunque el horario tenga capacidad para más.
  La ocupación estimada por día es la ocupación que el club prevé tener realmente, basada por ejemplo en la media de juego de la misma temporada del año anterior. Se utiliza para presupuestos y para ciertos informes comparativos. Por ejemplo, si la ocupación máxima es 200, la estimada podría ser 150.
• Establecer según inicialización (modo automático). Marca esta opción si quieres que el sistema calcule la ocupación automáticamente. Solo necesitas indicar el año. El sistema sumará todos los huecos de la parrilla de salidas inicializada asumiendo que todos están llenos, y calculará la ocupación máxima teórica.

Haz clic en "GUARDAR" para confirmar.

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Franjas de ocupación

La pestaña "Franjas ocupación" te permite definir los tramos horarios que quieres que se tengan en cuenta en los informes y listados de ocupación del sistema.

Por ejemplo, si tu club quiere ver la ocupación separada por recorridos (Recorrido Principal de 08:00 a 13:35, Tee 10 de 08:00 a 12:00, Tee 1 de 08:00 a 15:00), configura aquí una franja para cada uno. Sin esta configuración, los informes de ocupación no podrán desglosar los datos por franja horaria.

En la tabla verás las columnas: Tipo, Nombre, Fecha inicio, Fecha fin, Hora inicio y Hora fin, don de podrás completar los datos.
Cada fila dispone de ✏️ botón "Editar" y 🗑️ botón "Eliminar". 
En la esquina superior derecha encontrarás los botones "+Crear", "Cambiar nombre" y "... Más", además de "PERSONALIZAR COLUMNAS" y 🔍. La zona de filtros contiene un desplegable "Tipo horario" (con valor por defecto "TODAS") y el botón "ACEPTAR" para filtrar.

Para crear una nueva franja, haz clic en "+Crear" y define: el tipo (numérico), el nombre descriptivo (por ejemplo, "Recorrido Principal", "Tee 10"), las fechas de vigencia y el horario de la franja. Cada tipo solo necesita crearse una vez por año.

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En resumen

El apartado Instalaciones es el punto de partida para la configuración de cualquier espacio reservable de tu club. El orden a seguir es:

1. Primero, crea las zonas en la pestaña ZONAS (GOLF, TENIS, PADEL…).
2. Después, da de alta las instalaciones en la pestaña INSTALACIONES, asignando cada una a su zona y configurando los cruces en el caso de recorridos de golf.
3. A continuación, configura la ocupación máxima y las franjas de ocupación si necesitas informes de ocupación.
4. Por último, inicializa los días para crear la parrilla de salidas.

Una vez tengas tus instalaciones correctamente configuradas, el siguiente paso es inicializar los días. Te lo explicamos paso a paso en el artículo: 🔗 Cómo inicializar los días de una instalación.

Si tu club gestiona instalaciones como pádel, tenis, gimnasio u otros servicios, recuerda que estas se inicializan desde el módulo Zonas (no desde esta pantalla). Consulta los artículos relacionados:

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