Tarifas

Para crear una nueva familia, sigue estos pasos:

1. En la esquina superior derecha, haz clic en “+Crear”.

2. Completa los campos del formulario:

   • Código: identificador interno de la familia.

   • Familia: nombre que quieres asignar (por ejemplo, “Green Fees”, “Alquileres”, “Tienda”…).

   • Descripción: texto breve que te ayude a identificar la finalidad de esta familia.

3. Haz clic en “GUARDAR” para crear la familia configurada.

Subfamilias 

Las Subfamilias son los distintos tipos de artículos que componen cada familia. Funcionan como una clasificación más específica dentro de cada grupo y te permiten organizar tus tarifas de forma clara y estructurada. 

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Cómo crear una tarifa 

Una vez configuradas correctamente las Familias y Subfamilias, ya puedes empezar a crear tus tarifas. Este proceso es clave, ya que cada tarifa define cómo se comportarán tus precios en reservas, venta directa, bonos, paquetes y otros apartados del sistema.

Para crear una nueva tarifa, entra en el módulo “Tarifas” y, en la esquina superior derecha, haz clic en “+Crear”. Se abrirá una ventana con todos los campos necesarios para dar de alta la tarifa.

Veamos estos campos paso a paso:

"Código" : Este campo identifica de forma única cada tarifa. Para configurarlo correctamente, te recomendamos seguir estas pautas:

• Máximo 6 dígitos.

• No incluir palabras, espacios ni símbolos (asteriscos, barras, guiones…).

• Puedes usar letras y números.

• Lo ideal es seguir esta estructura:

  • 2 dígitos → familia

  • 2 dígitos → subfamilia

  • 2 dígitos → orden de creación

Ejemplo: Si creas un Green Fee para socio, el código sería: 01 (familia Green Fee) + 01 (subfamilia GF socios) + 01 (primera tarifa creada) → 010101

"Códigos especiales del sistema": El sistema reconoce automáticamente ciertos prefijos en los códigos de tarifa. Esto te permite identificar rápidamente tarifas especiales y mantener una estructura coherente.

• X… → tarifas de crédito destinadas a TTOO, agencias y hoteles.

• $… → tarifas de paquete, como por ejemplo: GF + buggy, GF + menú, 2 GF + buggy...

"Descripción":  En el campo “Descripción” escribe el nombre de la tarifa. Debe ser claro, conciso y fácilmente identificable. Por ejemplo: GF 18H Socio, Buggy 18H, GF Twilight Visitante. Este nombre será el que verás en reservas, venta directa y otros apartados del sistema.

"Familia y Subfamilia":  Selecciona la "Familia" y "Subfamilia" a la que pertenece la tarifa. Esto determina su clasificación y dónde aparecerá en el sistema.

Ejemplo:

• Familia: Green Fees

• Subfamilia: GF Socios

"Tipo de tarifa": este campo define el comportamiento de la tarifa dentro del sistema. Es uno de los campos más importantes, ya que determina cómo se utilizará en reservas, venta directa y otros apartados.

Ejemplos:

• Si creas un Green Fee, selecciona “Green Fee”.

• Si creas un alquiler, selecciona “Alquileres”.

• Si creas un bono o abono, selecciona siempre “Otros”.  Es imprescindible para que los pases de bono funcionen correctamente. 

"Empresa": Selecciona la empresa correspondiente. Esta información debe estar configurada previamente en el apartado “Configuración → Empresas”.

"Zona": en este campo, podrás determinar dónde estará disponible la tarifa dentro del sistema.

• Limitarla a una zona concreta (por ejemplo: “Escuela”, “Tienda”, “Pádel”).

• Seleccionar “Todos”, que es lo más habitual, para que la tarifa esté disponible en cualquier zona.

Marca la casilla “Activa” para que la tarifa pueda utilizarse en:

• Reservas
• Venta directa
• Procedencias

Si la tarifa no está activa, no aparecerá en ninguno de estos apartados.

Una vez completados los datos generales, es momento de añadir precios a una tarifa. Para hacerlo, haz clic en “+Añadir” y completa los campos que aparecerán en la ventana:

• Fecha inicio

• Fecha caducidad

• Horas de validez (muy útil para tarifas Twilight)

• Precio laborable

• Precio festivo

Los días festivos deben configurarse previamente en "Control" → "Festivos". El sistema aplicará automáticamente el precio correcto según esa configuración.

Si tu tarifa tiene varias temporadas (alta, baja, media…), deberás crear una línea de precio por cada temporada. Es habitual tener 5 o 6 líneas para cubrir todo el año, dependiendo de la estructura tarifaria del club. Y recuerda que mantener las temporadas separadas en líneas independientes te permitirá actualizar precios de forma más ágil y evitar errores en la configuración.

• "Copiar los precios de otra tarifa". Esta opción te permite seleccionar una tarifa existente y copiar sus temporadas y precios a la tarifa que estás creando o editando. Es especialmente útil cuando varias tarifas comparten la misma estructura de temporadas o si solo necesitas modificar pequeños detalles después de copiar.

• "Duplicar temporadas del año". Con esta opción podrás duplica todas las temporadas de la tarifa actual. Al usar esta opción, el sistema te preguntará si deseas copiarlas:

  • A precio cero → recomendado si vas a actualizar precios para el nuevo año.

  • Con los mismos precios → útil si los importes no cambian.

• "Procedencias asociadas". Desde esta opción puedes asociar la tarifa a las procedencias que desees (TTOO, agencias, hoteles, etc.). Aunque esta funcionalidad está disponible aquí, suele ser más rápido gestionarla desde el módulo “Procedencias”, donde podrás ver todas las tarifas asociadas a cada procedencia de forma más clara.

Una vez creados los precios por temporada, tendrás también la opción de crear tarifas de paquete, que te permiten combinar dos o más tarifas en un único precio final. Son muy útiles para crear productos como:

• GF + Buggy
• GF + Menú
• GF + Buggy + Menú
• Packs promocionales

Para crear una tarifa de paquete, ves a la parte inferior de la tarifa y haz clic en “Tarifas del paquete”. Pulsa “+Añadir” y selecciona la tarifa que formará parte del paquete. Indica el "Porcentaje" que representa dentro del precio total.

Ejemplo: Paquete de 100 €:

• 80 % Green Fee
• 20 % Buggy

Una vez añadidos todos los productos, haz clic en "ACEPTAR" y la tarifa de paquete quedará configurada.

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Botones favoritos 

La pestaña "BOTONES FAVORITOS" te permiten agilizar la venta directa, creando accesos rápidos a las tarifas que utilizas con más frecuencia. Gracias a ellos, podrás cobrar un buggy, un carro eléctrico o cualquier otro servicio con un solo clic, sin necesidad de buscar la tarifa en el listado.

Esta funcionalidad es especialmente útil en recepción, donde la rapidez y la fluidez en la atención al cliente son clave.

1. Entra en el módulo “Tarifas” y ves a la pestaña "BOTONES FAVORITOS".

2. En la parte superior derecha, haz clic en “Crear”.

3. Se abrirá una ventana donde podrás definir:

   • "Recorrido": selecciona en qué recorrido quieres que aparezca el botón.

   • "Tarifa": elige la tarifa que se activará al pulsar el botón.

   • "Texto": escribe el nombre que se mostrará en el botón (por ejemplo: carro eléctrico, Buggy, ficha de prácticas...).

   • "Orden": indica la posición en la que quieres que aparezca dentro del panel de venta directa.

4. Haz clic en “GUARDAR” para confirmar.

En el módulo “Ventas”, dentro del apartado “Venta directa”, verás los botones favoritos que hayas configurado previamente. Cada botón aparece con el texto que hayas definido y con un icono que facilita su identificación visual.

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Pases de bono 

Los Pases de bono son esenciales para que los bonos y abonos funcionen correctamente en el sistema. Cada vez que un cliente utilice su bono para jugar o alquilar un servicio,  en el sistema debe “saltar” el pase correspondiente para permitir ticarlo y completar la reserva sin errores.

Para que esto ocurra, es necesario asociar la tarifa del bono con una tarifa de pase de bono, que debe haberse creado previamente.

¿Quieres saber cómo asociar un pase de bono? Veámoslo paso a paso:

1. Entra en el módulo “Tarifas”.

2. En la parte superior, selecciona la pestaña: “PASES DE BONOS”.

3. En la esquina superior derecha, haz clic en “Asociar”.

4. Se abrirá un recuadro donde deberás completar:

   • Tarifa de bono: la tarifa del bono o abono que has creado.

   • Pase de bono: la tarifa que actuará como pase (debe existir previamente).

   • Límite de usos (opcional): define cuántos usos permite ese bono.

5. Haz clic en “Añadir” para guardar la asociación.

El pase de bono es una tarifa genérica y cada bono vendido puede tener condiciones distintas (10 usos, 20 usos, ilimitado…). Si limitas desde aquí, estarías aplicando la misma restricción a todos los bonos que utilicen ese pase.

Una vez asociada la tarifa del bono con su pase correspondiente, el sistema reconocerá automáticamente el bono del cliente, te permitirá ticar el pase al hacer la reserva, y controlará los usos según lo configurado en la venta del bono. Con esto podrás evitará errores y garantizará que el funcionamiento sea fluido y coherente.

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Descuentos / IVA 

Desde la opción “Descuentos / IVA” puedes configurar los distintos tipos de descuentos que se aplicarán desde el plano de reservas y los diferentes tipos de IVA utilizados en tu club.

Esta sección te permite mantener un control claro y ordenado sobre las reducciones de precio y los impuestos asociados a tus tarifas.

¿Sabes como crear un descuento o un tipo de IVA? Te lo enseñamos paso a paso:

1. Entra en el módulo “Tarifas” y luego en la pestaña “DESCUENTOS / IVA”.

2. Al lado de "Tipo de descuento" y de "Tipos IVA", haz clic en “+Crear”.

3. Completa los campos del formulario. "Descripción", donde pondrás el nombre del descuento o tipo de IVA y luego los campos de "Porcentaje", donde indicaras el porcentaje que se aplicará.

4. Haz clic en “GUARDAR” para confirmar.

Una vez creados, los descuentos estarán disponibles directamente en el plano de reservas. Al abrir una reserva, verás la casilla “Descuento”, desde donde podrás seleccionar cualquiera de los descuentos configurados previamente.

Esto te permite aplicar reducciones de precio de forma rápida y controlada, manteniendo siempre un registro claro de qué descuento se ha utilizado en cada reserva.

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Excluir tarifas 

El apartado “Excluir tarifas” te permite ocultar del sistema aquellas tarifas que ya no utilizas, sin necesidad de eliminarlas. Esta opción es muy útil para mantener tu entorno de trabajo limpio y ordenado, evitando que tarifas antiguas o en desuso aparezcan en listados, búsquedas o procesos diarios.

Para crear una tarifa excluida, sigue las siguientes indicaciones:

1. Entra en el módulo “Tarifas”.

2. Ves a la pestaña “EXCLUIR TARIFAS”.

3. En la esquina superior derecha, haz clic en “+Crear”.

4. Se abrirá una ventana donde podrás seleccionar:

   • Tarifa: la tarifa que deseas excluir.

   • Descripción o motivo (opcional): útil para mantener un registro claro.

5. Haz clic en “GUARDAR” para confirmar.

A partir de ese momento, la tarifa dejará de mostrarse en los módulos habituales: "Reservas", "Venta directa", "Procedencias" y en "Listados y búsquedas". Pero seguirá existiendo en el sistema para mantener la trazabilidad histórica.

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Opciones avanzadas del menú “...Más” 

En la parte superior derecha del módulo “Tarifas” encontrarás el botón "...Más". Este menú reúne varias utilidades avanzadas que te permiten realizar acciones masivas sobre tus tarifas y temporadas, ahorrando tiempo y evitando tareas repetitivas.

Las opciones disponibles son:

• Apertura de GF año siguiente. Esta opción te permite copiar todas las temporadas de Green Fees activas del año actual al año siguiente. Al seleccionarla, el sistema te preguntará si deseas copiar con los mismos precios o a precio cero

Si seleccionas No, las temporadas se copiarán exactamente tal y como están configuradas en el año actual.

• Desactivar tarifas caducadas. Esta opción desactiva todas las tarifas cuya fecha de validez ya ha expirado.

Esta herramienta es útil para mantener tu listado de tarifas limpio y evitar que aparezcan tarifas antiguas en búsquedas o listados.

• Borrar precios caducados. Con esta opción puedes eliminar los precios de temporadas ya caducadas a partir de una fecha concreta. Por ejemplo: borrar todos los precios anteriores a hace tres años. Al igual que la opción anterior, este proceso es irreversible. Si necesitas volver a habilitar esos precios, tendrás que crearlos manualmente, línea por línea.

El borrado de precios es una herramienta muy específica para casos puntuales.

• Cambio masivo de precios. Esta opción te permite aplicar incrementos de precio de forma masiva según: "Familia", "Subfamilia", "Porcentaje de subida" o "Fecha" hasta la que aplicar el cambio.

Además, puedes elegir si quieres redondear los importes sin decimales o con dos decimales.

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Con estas herramientas avanzadas podrás gestionar tus tarifas de forma mucho más ágil, especialmente al inicio de cada temporada o cuando necesites realizar ajustes masivos. Combinadas con una buena estructura de familias, subfamilias y temporadas, te permitirán mantener tu sistema siempre ordenado, actualizado y adaptado a las necesidades de tu club.

Una configuración sólida desde el principio garantiza un funcionamiento fluido en reservas, venta directa, bonos, paquetes y en todos los procesos diarios del club.

¡Gracias por llegar hasta aquí!