Introducción
La gestión de caja es donde ves el detalle del dinero de tu club, recibo a recibo y movimiento a movimiento. Aquí consultas cada cobro por separado, registras las entradas y salidas de efectivo que no vienen de una reserva, cierras el día para llevarlo a contabilidad y sacas los extractos de caja por persona o por forma de pago.
Accede a la solución Reservas > entra en el módulo Informes > abre el apartado Cierre de caja > pestaña "GESTIÓN DE CAJA".
En este artículo verás las cuatro pantallas que contiene esta pestaña, para qué sirve cada una, cuál necesitas según lo que estés buscando y qué botones guardan datos en lugar de limitarse a consultar.
¡Veamos todos los detalles!
- Cuatro pantallas en una pestaña
- Diario de Caja
- Cierre de caja
- Movimientos de caja
- Listados de caja
- Las abreviaturas de las columnas
- Cuál necesitas según lo que busques
Cuatro pantallas en una pestaña
Al entrar en "GESTIÓN DE CAJA" verás un panel a la derecha con cuatro opciones, y el sistema te lleva directamente a la primera:
- Diario de Caja
- Cierre de caja
- Movimientos de caja
- Listados de caja
Cada una tiene sus propios filtros y su propio botón, y las acciones del panel derecho cambian de una a otra. No te extrañe encontrar botones distintos al pasar de una pantalla a la siguiente: es así a propósito.
Diario de Caja
Es la pantalla del detalle. Te da una fila por cada recibo del periodo, con su importe, su forma de pago, su usuario/a y su hora de liquidación.
Filtros: "Desde" y "Hasta", que llegan los dos con la fecha de hoy, más "Instalaciones", "Empresas", "Departamentos", "Usuarios", "Formas de Pago" y "Campos".
Dos casillas, las dos desmarcadas al llegar:
- "Sólo con nº de recibo"
- "Solo anulados o rectificativos"
Pulsa el botón "PROCESAR" para ejecutar la consulta.
Por encima de la tabla te aparece un bloque de totales con su propia cabecera de "BASE IMPONIBLE", "IVA" y "TOTAL". Dentro verás una línea por cada tipo de IVA que haya aparecido en el periodo, con el literal "DESGLOSE IVA" seguido del porcentaje, y una línea final de "TOTAL". Las líneas que veas dependen de los tipos de IVA que aplique tu club.
Cierre de caja
Es la pantalla del cierre formal, la que se usa para dar el día por cerrado y llevarlo a contabilidad. Devuelve el detalle más completo de todo el módulo, con la tabla más ancha que vas a encontrar.
El panel de filtros tiene cinco campos: "Desde" y "Hasta", más "Usuario", "Campo" y "Empresa".
Una vez completadas estas opciones, debajo encontrarás cuatro casillas, y aquí hay que fijarse porque no llegan todas igual.
Desmarcadas: "Incluir sólo recibos numerados" y "No incluir depósitos, prepagos ni cargos a cuenta".
Marcadas: "Incluir movimientos de caja" y "Incluir cobros plazos".
Pulsa el botón "PROCESAR".
A diferencia del Diario de Caja, esta pantalla no tiene bloque de totales por encima de la tabla: es la única de las cuatro que devuelve solo tabla. Si lo que buscas son cifras resumidas, están en el informe de liquidación o en el Diario de Caja.
En el panel derecho de esta pantalla encontrarás la acción "Traspasar cierre".
Movimientos de caja
Es la pantalla del efectivo que entra y sale de caja por motivos que no son una reserva: un cambio de moneda, un pago a un proveedor, la retirada de la recaudación, el fondo de caja de la mañana.
Filtros: solo dos, "Fecha" y "Campo". Es la pantalla más sencilla de las cuatro.
Pulsa el botón "ACEPTAR".
Por encima de la tabla verás una línea con el literal "Saldo:" y el saldo del periodo. Y la primera fila del resultado siempre es el concepto "SALDO ANTERIOR", que es el punto de partida: lo que había en caja antes del primer movimiento del día.
Las columnas son Fecha, Concepto, Debe, Haber, Saldo, Forma de pago, Usuario y Observaciones.
En el panel derecho están las acciones "Entradas caja" y "Salidas caja", que son las que usas para registrar un movimiento nuevo.
Un ejemplo: pagar en efectivo a un mensajero que trae un paquete. Sale dinero del cajón y no hay ninguna venta detrás, así que si no lo registras el cierre no te va a cuadrar.
Listados de caja
Es la pantalla de los extractos, y su particularidad es que una misma consulta te da cuatro informes distintos según cómo elijas agruparla.
Filtros: "Desde", "Hasta" y "Campo".
Y un grupo de opciones, "Listar por", con cuatro alternativas:
- Totales, para la cifra global del periodo.
- Detallado por días, para ver la evolución día a día.
- Extractos por usuario, para ver qué ha movido cada persona.
- Extractos por forma de pago, para ver cuánto ha entrado por cada medio de cobro.
Pulsa el botón "ACEPTAR".
Las columnas son Fecha, Concepto, Ingresos, Pagos, Saldo, Observación, Forma de pago y Usuario.
Las abreviaturas de las columnas
Las tablas de este apartado son las más anchas del módulo y para caber usan abreviaturas. Estas son las que más aparecen:
- Reco. es el recorrido
- Inst. es la instalación
- FP es la forma de pago
- B. Imp. es la base imponible
- Cod es el código
- Cant es la cantidad
- SFam es la subfamilia
- Dep. es el depósito
- Hab. es la habitación
- A cuenta hab. es el cargo a cuenta de habitación
- Nº Rec Anul es el número de recibo anulado
- Proce. es la procedencia
Cuál necesitas según lo que busques
Un resumen rápido para no abrir las cuatro cada vez:
- Quiero ver los recibos de hoy uno a uno → Diario de Caja
- Quiero saber qué se anuló o se rectificó → Diario de Caja, con la casilla "Solo anulados o rectificativos"
- Voy a cerrar el día y llevarlo a contabilidad → Cierre de caja
- Tengo que registrar un pago o una retirada de efectivo → Movimientos de caja
- Quiero saber qué había en caja al empezar el día → Movimientos de caja, fila "SALDO ANTERIOR"
- Necesito el cierre de turno de una persona → Listados de caja, "Extractos por usuario"
- Quiero cuadrar el datáfono del mes → Listados de caja, "Extractos por forma de pago"
Ya controlas el detalle de tu caja
Con estas cuatro pantallas tienes el recorrido completo del dinero: el detalle recibo a recibo, el cierre formal, los movimientos de efectivo que no vienen de una reserva y los extractos para cuadrar por persona o por forma de pago. Y sabes cuáles de sus botones solo consultan y cuáles cambian datos, que en un apartado de caja es lo que más importa.