Introducción
El apartado Albaranes es donde registras la mercancía que llega al club. Al actualizar un albarán, el stock de tu almacén se incrementa con las cantidades recibidas, así que siempre sabes lo que tienes de verdad.
Accede a la solución Reservas > entra en el módulo Tienda > abre el apartado Albaranes.
En este artículo verás cómo consultar tus albaranes, cómo recepcionar la mercancía de un pedido, cómo crear un albarán manual y cómo importar albaranes desde un Excel.
¡Veamos todos los detalles!
- El listado de albaranes
- La ficha de un albarán
- Cómo recepcionar la mercancía
- Cómo crear un albarán manual
- Importar albaranes
- Otras opciones
El listado de albaranes
Al entrar, ajusta el panel de filtros ("Desde", "Hasta", "Proveedor desde" y "Proveedor hasta", "Almacén", "Forma de pago", "Estados" y "Facturado") y pulsa "ACEPTAR". Junto al campo "Desde" tienes un icono de rangos rápidos (Hoy, Últimos 7 días, Últimos 30 días, Este mes, Último mes, Este año).
El listado muestra una cabecera con los totales (BI, IVA y Total) y las columnas casilla de selección, ✏️ "Editar", 🗑️ "Eliminar", Nº, E (estado), Fecha pedido, Proveedor, Almacén, BI, IVA, Total, Facturado y Fecha alta.
El estado de un albarán puede ser:
- Pendiente de actualizar: el albarán está registrado, pero el stock todavía no se ha incrementado.
- Actualizado: el albarán ya se ha procesado y el stock del almacén ha subido con lo recibido.
La columna "Facturado" marca con una "E" los albaranes que ya tienen su factura de compra.
La ficha de un albarán
Pulsa el ✏️ "Editar" de un albarán para abrir su ficha. A la derecha tienes siete botones: "Actualizar albarán", "Eliminar movimientos", "Cantidades a cero", "Generar factura", "Incluir etiquetas", "Imprimir" y "Excel".
El bloque "Datos albarán" reúne "Fecha albarán", "Estado", "Nº albarán" (puedes editarlo con el ✏️ si quieres respetar la numeración del proveedor), "Proveedor", "Almacén", "Forma de pago", "Ref. pedido", "Factura" y la casilla "Facturado".
En el bloque "Detalles albarán" están las líneas, con las columnas ✏️ "Editar", 🗑️ "Eliminar", Código, Descripción, Cant. P, Cant. R, Precio, Descuento, Descuento lineal, Tipo IVA, Total, Marca, Modelo, Talla, Color y Subfamilia. Al pie verás el desglose por tipo de IVA.
Cómo recepcionar la mercancía
Recepcionar es el paso clave: es cuando el stock de tu almacén sube con lo que ha llegado.
- Abre el albarán. Lo habitual es que venga de un pedido (con el botón "Generar albarán" de la ficha del pedido); si no, localízalo en el listado.
- Revisa cada línea y ajusta la "Cant. R" a lo que has recibido realmente.
- Pulsa "Actualizar albarán". El stock del almacén se incrementa y el estado del albarán pasa a "Actualizado".
Cómo crear un albarán manual
Cuando la mercancía llega sin un pedido previo en el sistema, puedes registrar el albarán a mano.
- Pulsa "+ Nuevo albarán".
- Selecciona el "Proveedor" (es un autocompletar: escribe parte del nombre y elígelo; necesitas un proveedor concreto para poder añadir líneas), el "Almacén" y la "Forma de pago".
- Con el botón "+" añade las líneas. Al no venir de un pedido, solo verás la columna "Cant. R".
- Pulsa "GUARDAR" y luego "Actualizar albarán" para que el stock se incremente.
Importar albaranes
Si recibes mucha mercancía de golpe, puedes cargar los albaranes desde un Excel con el botón "Importar albaranes". Añade el archivo con "AÑADIR EXCEL" y completa el bloque "Datos" (Código de campo, Código de almacén, subFamilia, Proveedor, Forma pago proveedor y Fecha albarán). Después pulsa "ENVIAR".
Ten en cuenta cómo se comporta la importación:
- El albarán se genera con el proveedor que hayas seleccionado. Los artículos que ya existan deben pertenecer a ese proveedor.
- Si un artículo ya existe, no se modifican sus datos (proveedor, subfamilia, IVA, etc.); su precio de venta solo se actualiza si lo indicas y es mayor que 0.
- Si un artículo no existe, se da de alta con la subfamilia que indiques o, si no indicas ninguna, con la subfamilia seleccionada por defecto al iniciar el proceso.
- El Excel debe incluir como mínimo las columnas CÓDIGO y ARTÍCULO. Opcionalmente admite PVP, IVA, IVAC, COD_SUBFAM y DES_SUBFAM, MARCA, DES_TALLA y DES_COLOR, entre otras.
Otras opciones
En el menú "···Más" tienes la opción "Generar factura", que crea la factura de compra de los albaranes que hayas seleccionado con las casillas del listado (facturación en bloque), además de "Imprimir vertical", "Imprimir horizontal" y "Excel".
Mercancía recibida y stock al día
Ya sabes recepcionar la mercancía, controlar lo que llega frente a lo que pediste y mantener el stock actualizado. El siguiente paso del ciclo es registrar la factura de compra del proveedor.
🔗 Pedidos: cómo pedir mercancía a proveedores
🔗 Facturas de compra