Introducción
En este artículo verás como se realizan las reservas de golf. Hay diferentes formas de realizar reservas, ya que el sistema es muy flexible y te da la oportunidad de trabajar con las reservas de la forma que más te convenga en cada momento. Todas las reservas de golf se trabajan en el ⛳ Plano de Salidas (teetime).
¡Veamos todos los detalles!
- Cómo hacer una reserva
- Campos a rellenar en una reserva
- Cómo añadir un servicio extra a una reserva
- Información adicional del cliente en una reserva
- Funciones adicionales para finalizar una reserva
- Cómo consultar los datos detallados tras finalizar una reserva
Cómo hacer una reserva
Tienes dos formas de abrir la ventana de reserva desde las casillas del teetime. Sitúate sobre una casilla vacía y, al pasar el ratón por encima, verás el símbolo ➕. Haz clic en él y se abrirá la ventana donde podrás realizar la reserva. Es un acceso directo a crear reservas que te resultará muy cómodo en tú día a día.
También puedes llegar a esa misma ventana haciendo clic en cualquier parte de la casilla vacía: se abrirá un pequeño desplegable y la primera opción es “Reservar”. Ambas rutas te llevan al mismo formulario de reserva.
Campos a rellenar en una reserva
Veamos estos campos paso a paso:
"Jugadores": En este campo indica el número de jugadores de la reserva. Según el valor que introduzcas, el sistema marca por defecto algunas de las casillas adicionales que verás justo al lado derecho de la casilla "Jugadores".
☐ “Partida de tres”: el sistema la marcará cuando indiques 3 jugadores.
☐ “Partida de cuatro”: el sistema la marcará cuando indiques 4 jugadores.
☐ “Rellenar partidas”
☐ “A confirmar”
☐ “Prepago”
“Nombre”: aquí escribes el nombre del jugador. A medida que tecleas, se abrirá un desplegable con coincidencias de nombres para que puedas seleccionar el registro correcto. La búsqueda se realiza sobre las fichas de cliente del sistema.
El campo "Nombre" nos ofrece varios filtros y opciones adicionales ¡veámoslas! :
-
: al hacer clic en este icono, se te abrirá una pequeña ventana donde podrás seleccionar varias opciones que te ayudarán a filtrar el nombre del jugador.
- 🪪 Tarjeta de proximidad: esta opción te permite buscar por “Tarjeta de proximidad”.
- ☐ "Aplicar a todos": marca esta casilla si quieres aplicar esta selección a todos los jugadores de la reserva (útil cuando reservas para más de un jugador).
Una vez hagas clic tras introducir el nombre del cliente en este campo, si el jugador seleccionado tiene información interna en su Ficha de cliente, al elegirlo se te abrirá una ventana que te facilitará cierta información extra. Podrás ver "Etiquetas" (por ejemplo: socio amigo, alumno, lista negra, etc.). y también verás el campo "Observaciones" (anotaciones relevantes asociadas a su ficha).
Pulsa la tecla “Intro” para aceptar el nombre del jugador y verás que se añade en la parte derecha de la ventana de reserva, donde podrás completar sus datos en el apartado “Información adicional”.
Al hacer esto, el sistema dará de alta al cliente y su ficha quedará creada para futuras reservas.
“Procedencia”: en esta casilla, verás por defecto, la procedencia asociada a la Ficha de cliente. Si necesitas cambiarla en ese momento, haz clic en el campo y se abrirá un desplegable con todas las procedencias disponibles; selecciona la que corresponda.
En la casilla "Procedencia" encontrarás un par de opciones extra:
📄 Información asociada: al hacer clic en este icono verás datos adicionales de la procedencia (por ejemplo, contacto, direcciones, etc.).
☐ “Aplicar a todos”: marca esta casilla si quieres aplicar la misma procedencia a todos los jugadores de la reserva.
"Green Fee": al hacer clic en esta casilla se abrirá un desplegable donde podrás seleccionar todos aquellos GF que estén habilitados (en configuración -> tarifas) para el recorrido sobre el que estés realizando la reserva.
El campo "Green Fee" también nos ofrece varios filtros y opciones adicionales ¡veámoslas! :
🎁 Regalo. Nos saldrá este símbolo si el cliente tiene en su ficha algún regalo que le hayamos asignado, como podría ser por ejemplo algún cheque de compensación por un 🔗Rain Check (bono por lluvia).
Otros campos de la ventana de reserva son:
“Nacionalidad”: selecciona la nacionalidad del cliente desde el desplegable de este campo (si no aparece ya asignada).
“Habitación”: úsalo cuando el club disponga de hotel o resort y quieras cargar a la habitación el importe de la reserva.
Debajo de estas dos casillas verás la opción de “☐ Aplicar a todos”, por si necesitas aplicar el mismo valor tanto de nacionalidad como de habitación a toda la reserva (en caso de tener más de un jugador).
Seguimos con los últimos campos que encontrarás en esta primera parte de la ventana de reserva:
"Precio base": tarifa de partida que se aplicará a la reserva.
"Dto. aplicado %": para aplicar un descuento, haz clic en el icono “%” y selecciona el porcentaje. Si hay porcentajes rápidos preconfigurados, aparecerán como opciones.
"Dto. real" (€): se actualiza automáticamente con el importe en euros del descuento aplicado.
"Precio final unidad": se calcula automáticamente a partir del precio base y el descuento. Si introduces aquí un precio manualmente, el sistema recalculará al revés el “Dto. aplicado %” para ajustarse al precio que tú pongas.
"Total": importe total si hay más de una unidad.
Debajo de estas casillas verás dos opciones que podrás activar o no según tus necesidades:
“Recalcular precio según hora”: ajusta automáticamente el precio según la hora seleccionada.
“Fijar precio para todas las horas”: mantiene el mismo precio para todas las horas de la reserva.
Cómo añadir un servicio extra a una reserva
En esta ventana podrás incorporar cualquier tipo de extra disponible en el club que hayas configurado previamente.
La ventana "Añadir extra" te ofrece varias opciones que podrás completar manualmente:
“Cantidad”: el número de unidades que quieres añadir.
“Servicio”: el extra que vas a incorporar (buggy, carro, producto de tienda…).
“Precio base”: el importe por unidad antes de descuento.
“Descuento %”: porcentaje de descuento a aplicar, si procede.
“Precio final por unidad”: se calcula automáticamente a partir del Precio base y el Descuento %.
“Total”: resultado automático según Cantidad × Precio final por unidad.
Al finalizar de añadir tu extra manualmente, no olvides hacer clic en “ACEPTAR” para guardar los cambios
En esta misma ventana, el sistema nos ofrece también un "acceso directo" a los extras:
“Favoritos” te permite seleccionar de entre los extras más usados del club y podrás añadirlos con tan solo un clic. Al pulsar sobre el icono del favorito, por ejemplo buggy 🛺, el sistema añade y guarda el extra automáticamente, sin necesidad de hacer clic en “ACEPTAR”.
En la parte inferior, encontrarás otra opción que te ofrecerá información muy útil:
“Ver stock alquileres” para consultar la disponibilidad antes de añadir el extra y saber en todo momento como está el stock de cada uno de los alquileres que ofrece el club.
Información adicional del cliente en una reserva
Cuando escribas el nombre del jugador en el campo “Nombre”, el sistema desplegará automáticamente un resumen de su ficha en este panel lateral. Aquí podrás consultar de forma rápida la información más relevante del cliente mientras haces la reserva.
En esta ficha podrás ver:
Un resumen de visitas totales desde la última vez que se inicializó el contador.
La última visita del jugador (última vez que consumió un Green Fee).
Cuántas invitaciones ha consumido.
Información esencial de su ficha personal, por si necesitas revisarla o editar algún dato rápidamente.
"Alta jugador". Para poder activar "Alta jugador", debería estar rellenado el "teléfono" o el "email". En caso de requerir dar de alta un jugador con un nombre ya existente en la base de datos se puede hacer por la ficha de Jugador.
Asegúrate de introducir correctamente el nombre completo y dos apellidos, teléfono, email, licencia, idioma, y cualquier información relevante. Mantener estos datos actualizados facilita muchísimo el trabajo del día a día.
Finalmente, cuando tengas todos los datos de la ficha de reserva completos, pulsa el botón “FINALIZAR” para guardar la reserva en el Plano de salidas (tee time).
Funciones adicionales para finalizar una reserva
En la parte inferior de la ventana donde hacemos las reservas, verás el precio total de la reserva, indicado como “Total reserva". A su lado tienes varios botones adicionales para completar o ampliar la reserva
Te los detallamos a continuación:
“+JUGADOR”: añade uno o más jugadores para convertir la reserva en una reserva múltiple. Una vez incluido el primer jugador si queremos incluir otro jugador en la partida hay que hacer clic en este botón, se guardará el primer jugador e inmediatamente se abrirá una nueva ventana de reserva para incluir al siguiente jugador. Así sucesivamente hasta pulsar en el botón "FINALIZAR" para acabar la reserva.
“+DÍA”: incorpora un día adicional a la reserva. En el momento de hacer clic a esta opción, saldrás al teetime y te aparecerá un mensaje por pantalla que te indicará "estás en el modo añadir día y tienes que seleccionar la fecha y hora de destino". Selecciona el día y hora que quieras y te aparecerá una pequeña pantalla donde podrás hacer clic en añadir. Podrás añadir más días si lo deseas, o guardar la reservar definitivamente.
En el cuadro de diálogo que aparece después de añadir el día podríamos variar el número de jugadores de un día concreto incluso los alquileres si hiciera falta.
“+COPIAR DÍA”: copia todos los datos de la reserva que acabas de crear y los aplica a un nuevo día, facilitando la creación de reservas múltiples de forma rápida. En el momento de hacer clic a esta opción, saldrás al teetime y te aparecerá un mensaje por pantalla que te indicará "estás en el modo copiar día y tienes que seleccionar la fecha y hora de destino". Haz clic en la fecha y hora donde quieres crear una nueva reserva y te aparecerá una pequeña pantalla donde podrás completar esta reserva. Haz clic en "COPIAR AQUÍ Y SALIR" o en "COPIAR AQUÍ Y CONTINUAR" para guardar.