Introducción
Cuando cierras un acuerdo con un Touroperador (TTOO), una agencia de viajes o un hotel, ese colaborador necesita ver tu disponibilidad y poder reservar tus Green Fees por su cuenta. Para que eso funcione tienes que dejarlo configurado en el sistema. Son cinco pasos repartidos en dos módulos.
Accede a la solución Reservas > entra en el módulo Configuración > abre el apartado Procedencias.
En este artículo verás el proceso completo, desde el documento que hay que enviarnos antes de empezar hasta la comprobación final, y qué revisar si tu colaborador dice que no ve tu club.
¡Veamos todos los detalles!
- Antes de empezar: el Formulario de Autorización a Partners
- Paso 1: la ficha de la procedencia
- Paso 2: el "Código agente web"
- Paso 3: las tarifas
- Paso 4: el grupo web
- Paso 5: las horas de internet
- Si tu colaborador dice que no ve tu club
Antes de empezar: el Formulario de Autorización a Partners
Antes de tocar nada en el sistema hace falta un documento. Se llama Formulario de Autorización a Partners, y verás que en los correos aparece con las siglas PAF, de Partner Authorization Form.
Con él autorizas a ese colaborador concreto a acceder a tu inventario de salidas y a modificarlo, siempre dentro de lo que tú hayas configurado. Es lo que nos permite habilitar la conexión por nuestra parte.
Qué tienes que rellenar: el nombre comercial de tu campo, un email y un teléfono de contacto del club, y los datos del partner, es decir, su nombre, su dirección física, su email y su teléfono. Después va firmado y sellado, con el nombre y el cargo de la persona autorizada y la fecha.
Cómo funciona:
- Un formulario por cada colaborador. Si trabajas con cuatro agencias, son cuatro formularios. No sirve uno genérico.
- Envíalo a help@teeone.golf, poniendo siempre en copia a la otra parte para que quede constancia. Puede enviarlo tu club o puede enviarlo el propio colaborador, pero con los dos en el hilo.
- Espera nuestra respuesta. Al recibir el formulario, nuestro equipo deja preparado por su parte lo necesario para que la conexión funcione, y te responde a ese mismo correo con el código de agente web que vas a necesitar en el paso 2. Hasta que eso esté hecho, tu colaborador no podrá ver tu disponibilidad aunque tú hayas configurado el sistema entero.
Paso 1: la ficha de la procedencia
Cada colaborador que te trae jugadores/as es una procedencia en el sistema. Es la ficha donde viven sus datos, sus condiciones y sus tarifas.
Accede a la solución Reservas > entra en el módulo Configuración > abre el apartado Procedencias.
Si es un colaborador nuevo, haz clic en el botón "+Crear" y rellena la ficha con sus datos fiscales y de contacto, y con las condiciones que hayáis pactado en el contrato.
Si ya trabajabas con esa agencia por teléfono o por correo desde hace años, no crees una ficha nueva. Reutiliza la que ya tienes y actualiza su configuración con las condiciones del acuerdo actual. Duplicar la ficha te partiría el histórico de reservas y de facturación en dos.
Paso 2: el "Código agente web"
Es el paso más corto del artículo y el que más disgustos da cuando falta. También es el único que no se rellena escribiendo directamente en la ficha y te lo debemos facilitar nosotros respondiendo al email que nos habrás enviado con PAF a help@teeone.golf.
Dentro de la ficha de la procedencia, localiza el campo "Código agente web". Lo verás en gris, porque no se edita desde ahí.
Haz clic en el ✏️ botón de edición que hay junto al campo.
Se abre la ventana "Modificar código". En ella verás el campo "Código actual", que es solo de consulta, y el campo "Nuevo código".
Escribe en "Nuevo código" el valor que te hayamos facilitado para ese colaborador.
Pulsa el botón "CAMBIAR".
Guarda la ficha con el botón "GUARDAR".
No hay un orden obligatorio entre los cinco pasos, pero te recomendamos hacer este el segundo, justo después de la ficha. Y si vas a trabajar con comisión, no es solo una recomendación: hasta que este código no esté puesto, la opción de comisión ni siquiera se puede activar.
Paso 3: las tarifas
Aquí hay que elegir bien la pantalla, porque en el panel derecho de la ficha conviven dos que suenan parecido y no hacen lo mismo.
"Tarifas Web Rack" son las tarifas disponibles para la venta online. Es la que necesitas para que tu colaborador pueda reservar por su cuenta. Entra ahí y asigna las tarifas con los precios que hayáis pactado.
"Tarifas asociadas" son las tarifas disponibles para la venta offline, la que hace tu equipo en recepción por cuenta de ese agente. Es útil, pero no habilita nada online.
Dos formas de acordar el precio. Según lo que hayáis firmado, tienes dos caminos:
- Tarifas fijas por contrato. Asignas en "Tarifas Web Rack" las tarifas con los precios pactados. El precio lo pones tú y es el que se aplica.
- Comisión sobre el precio de venta. El colaborador vende al mismo precio de venta al público (PVP) que tienes configurado en tu web para los clientes directos, y sobre ese PVP se aplica la comisión pactada, en cada una de las tarifas que tengas a la venta en tu web. Para configurarlo, en la ficha de la procedencia marca la casilla "Comisión web" e introduce el porcentaje pactado en el campo "Dto. asociado". A partir de ahí, en las reservas online de Green Fees que haga esa agencia, ese porcentaje se descuenta sobre el PVP.
En los dos casos, el precio lo controlas tú: con tarifas fijas se aplica el que hayas configurado en "Tarifas Web Rack", y con comisión se aplica el PVP de tu web menos el porcentaje pactado.
Paso 4: el grupo web
Los grupos web agrupan las procedencias que comparten las mismas reglas de disponibilidad. Es lo que permite que tus socios/as, tus hoteles y tus Touroperadores tengan horarios distintos aunque vendan el mismo campo.
Accede a la solución Reservas > entra en el módulo Gestión Online Golf > abre el apartado Grupos web.
- Localiza el grupo que corresponde a ese colaborador. Lo normal es que ya exista: los clubs suelen tener un grupo para TTOO, otro para hoteles, otro para reservas de socios y otro para la venta directa de la web.
- Haz clic en el ✏️ botón "Editar" de ese grupo.
- En el campo "Procedencias", elige la procedencia que acabas de configurar y pulsa el botón "AGREGAR". La verás aparecer en la tabla de abajo.
- Pulsa el botón "GUARDAR CAMBIOS".
Paso 5: las horas de internet
Las horas de internet son las salidas que están publicadas para la venta online. Sin ellas, tu colaborador tiene acceso a tu club pero no encuentra ninguna hora disponible.
Primero, mira qué horas tiene ya ese grupo web.
Accede a la solución Reservas > entra en el módulo Gestión Online Golf > abre el apartado Horas de internet > pestaña "LISTADO DE HORAS INTERNET".
- Indica el rango de fechas que quieras revisar.
- En el filtro "Grupos Web", elige el grupo de tu colaborador.
- Pulsa el botón "PROCESAR".
El resultado te muestra, día a día, qué recorrido está publicado y con qué hora de inicio y de fin para ese grupo.
Si faltan horas, o quieres abrirle otras distintas, márcalas.
Accede a la solución Reservas > entra en el módulo Gestión Online Golf > abre el apartado Horas de internet > pestaña "MARCAR HORAS INTERNET".
- Elige la "Instalación" cuyas horas quieres publicar.
- Indica el rango de fechas en "Desde" y "Hasta".
- Indica el rango horario en "Hora desde" y "Hora hasta".
- Deja marcados los días de la semana que quieras publicar. Llegan todos marcados.
- En la tabla de grupos web, marca el grupo al que has asociado a tu colaborador. Puedes marcar varios, o usar el botón "Marcar todos" si quieres publicar para todos a la vez.
- Pulsa el botón "MARCAR".
Los tienes explicados en el artículo que encontrarás en el apartado Preguntas Frecuentes: 🔗¿Cómo configuro la disponibilidad y actualizo las horas para vender online?
Si tu colaborador dice que no ve tu club
Es la consulta más frecuente y casi siempre es una de estas cuatro cosas. Revísalas en este orden:
- El "Código agente web". Comprueba que está relleno en la ficha de la procedencia y que el valor es exactamente el que te facilitamos, sin espacios de más.
- El grupo web. Abre el grupo y comprueba que la procedencia aparece de verdad en su tabla. Es fácil elegirla en el desplegable, no pulsar "AGREGAR" y guardar creyendo que ya está.
- Las horas de internet. Ve a Gestión Online Golf > Horas de internet > pestaña "LISTADO DE HORAS INTERNET" y comprueba ese grupo para ese rango de fechas.
- Las tarifas. Comprueba que están en "Tarifas Web Rack" y no solo en "Tarifas asociadas".
Si los cuatro puntos están correctos, lo que falta es de nuestro lado. Escríbenos a help@teeone.golf indicando el nombre del colaborador y lo miramos.
Ya puedes empezar a vender
Con el formulario enviado y estos cinco pasos hechos, tu colaborador ve tu disponibilidad en tiempo real y sus reservas entran solas en tu plano de salidas, sin llamadas ni correos por medio. Y lo más importante: tú sigues decidiendo qué horas publicas, a qué precio y para quién.
🔗 ¿Qué pasos tengo que seguir para dar de alta un agente nuevo para vender sus Green Fees en el sistema?