Introducción
En teeone.golf cada persona del club entra con su propio usuario/a, y los permisos son los que deciden qué puede hacer y qué no: quién puede modificar una factura, quién ve el informe de liquidaciones completo, quién puede eliminar apuntes de una cuenta corriente o quién tiene acceso a la escuela.
Accede a la solución Reservas > entra en el módulo Configuración > abre el apartado Usuarios > pulsa el icono de la fila del usuario/a que quieras configurar.
En este artículo verás cómo funciona la matriz de permisos, qué controla cada bloque, cómo copiar los permisos de otro usuario/a para dar de alta a alguien nuevo en un minuto, y cómo imprimir o exportar la configuración.
¡Veamos todos los detalles!
- Cómo llegar a los permisos de un usuario/a
- Cómo se organiza la matriz de permisos
- Qué controla cada bloque
- Copiar permisos de otro usuario/a
- Marcar todos y guardar
- Imprimir y exportar la matriz
- Buenas prácticas al asignar permisos
Cómo llegar a los permisos de un usuario/a
Los permisos no se configuran al crear el usuario/a, sino después, desde su propia fila:
- Accede a la solución Reservas > módulo Configuración > apartado Usuarios.
- Localiza en la tabla a la persona que quieras configurar.
- Pulsa el icono "Permisos" de su fila.
Se abrirá su página de permisos, que es individual: lo que configures aquí afecta solo a ese usuario/a.
Cómo se organiza la matriz de permisos
La página de permisos es una tabla con cuatro columnas:
- Módulo: el bloque al que pertenece el permiso.
- Permiso: el nombre del permiso concreto.
- Descripción: qué habilita exactamente ese permiso.
- Casilla de selección: cuando está marcada, el permiso está concedido.
Los permisos están agrupados en bloques, y en total hay más de cuarenta permisos individuales. Parece mucho, pero la lógica es sencilla: cada permiso abre una puerta concreta y tú decides cuáles abres para cada persona.
Qué controla cada bloque
Estos son los bloques de la matriz y lo que gobiernan:
- teeone.golf Reservas General: el uso básico y el permiso de administrador/a, la gestión de usuarios/as, la gestión de bonos y bonos regalo, los informes de facturas, y las acciones sensibles: modificar y eliminar facturas, generar facturas simplificadas negativas sin factura original, eliminar o modificar apuntes en cuentas corrientes y de procedencias, modificar el precio final de venta de bonos y el acceso restringido al programa por IP.
- Informes: el acceso a los informes, con las liquidaciones (completo o restringido), el diario y el cierre de caja, las previsiones de facturación y de fechas, las estadísticas de producción y de horas libres, las reservas de internet, las tarjetas de proximidad, las ventas por procedencia y por subfamilia, y el listado de operaciones de pasarelas.
- Gestión Online: la administración de límites horarios, grupos web, marcar y desmarcar horas de internet y precios web.
- Salidas: el permiso Marshall, las reservas de golf y la impresión de etiquetas Bag Drop.
- Configuración: los recorridos e instalaciones, los colectivos y procedencias, la configuración general y las tarifas.
- Dashboard: el acceso al dashboard.
- Jugadores: los informes de jugadores/as y la gestión del número de invitaciones vigentes.
- Control: la gestión del tee sheet, es decir, inicializar, marcar y bloquear horas.
- Escuela: la gestión de la escuela y el acceso de profesor/a al cuadrante y a sus alumnos/as.
- Tienda: la gestión de la tienda y la impresión de etiquetas.
- TPV: el acceso a la venta directa.
- Zonas: el alta, baja y edición de reservas de zonas.
- Pistas y clases: los permisos de pistas de pádel y tenis, clases particulares y pistas de otro tipo.
- Sorteos: la gestión completa de sorteos.
- APIs: el uso de las distintas APIs, con las de Reservas, tarjetas de socio/a, Tienda, reservas detalladas, hostelería, NIF de socios/as y bonos regalo.
Tres de ellos merecen un comentario aparte:
El permiso Marshall. Habilita mover jugadores/as, cerrar partidas, insertar horas, liquidar e imprimir el plano de salidas. Es el permiso de quien gobierna el campo en tiempo real y conviene tenerlo bien acotado.
El informe de liquidaciones, con dos niveles. Existe el acceso completo, con el que la persona consulta cualquier fecha, y el acceso restringido, que limita la consulta al día actual. Es la herramienta perfecta para que recepción pueda cuadrar su propio día sin ver el histórico del club.
Los permisos de APIs. No son permisos de pantalla, sino de conexión: habilitan que un sistema externo consulte o envíe información. Se conceden solo cuando hay una integración detrás.
Copiar permisos de otro usuario/a
Esta es la función que más tiempo ahorra y la que se usa siempre que entra alguien nuevo. En lugar de repasar cuarenta permisos uno a uno, se clona la configuración de una persona que ya hace ese mismo trabajo:
- En la página de permisos del usuario/a nuevo, pulsa el botón "Copiar permisos".
- En el desplegable "Copiar permisos de:" selecciona la persona cuya configuración quieres reproducir.
- Pulsa el botón "COPIAR". Si no quieres continuar, pulsa "CANCELAR".
Los permisos del usuario/a seleccionado pasan al usuario/a que estás configurando.
Marcar todos y guardar
En la parte superior tienes dos botones más:
- "Marcar todos": selecciona todos los permisos de golpe. Es útil para perfiles de administración con acceso completo, y también como punto de partida cuando prefieres marcar todo y luego quitar lo que no corresponda.
- "Guardar permisos": guarda la configuración. Los cambios no se aplican hasta que pulsas este botón.
Imprimir y exportar la matriz
Desde el menú "···Más" de la página de permisos tienes tres salidas:
- "Imprimir vertical" e "Imprimir horizontal", dos formatos de impresión de la matriz. El horizontal se lee mejor cuando quieres ver las descripciones completas.
- "Excel", para descargar la matriz en un archivo .xlsx.
Buenas prácticas al asignar permisos
- Empieza por lo mínimo y añade. Es más seguro conceder lo que hace falta que quitar lo que sobra.
- Trata aparte los permisos sensibles. Modificar y eliminar facturas, generar facturas simplificadas negativas y eliminar apuntes de cuentas corrientes deberían estar solo en manos de administración.
- Revisa los permisos cuando alguien cambia de puesto. Los accesos suelen acumularse: quien pasa de recepción a administración se queda con los dos juegos si nadie los revisa.
- Aprovecha el acceso restringido cuando exista. Dar el informe de liquidaciones del día actual en lugar del histórico completo cubre la necesidad sin abrir más de lo necesario.
- Documenta el criterio. Tener claro qué permisos corresponden a cada puesto convierte las altas futuras en una copia y no en una decisión.
Ya tienes el control de quién hace qué
Con la matriz de permisos configurada, cada persona del club entra en teeone.golf y encuentra exactamente lo que necesita para su trabajo. Y cuando llegue una incorporación nueva, con copiar los permisos de su perfil lo tendrás resuelto en un minuto.