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Fichas de cliente: alta y gestión de la ficha de un jugador

Ester Feixó
Actualización

Introducción

La pestaña Fichas de cliente es el corazón del módulo Jugadores: aquí consultas el listado de todos tus jugadores, los buscas, das de alta a los nuevos y abres la ficha de cada uno para ver y editar sus datos.

Accede a la solución Reservas > entra en el módulo Jugadores > abre el apartado Fichas y datos > pestaña "FICHAS DE CLIENTE".

En este artículo verás cómo moverte por el listado, cómo buscar un jugador, cómo dar de alta a uno nuevo (de forma manual o interactiva) y qué datos guarda su ficha.

¡Veamos todos los detalles!

 

El listado de fichas de cliente

Al entrar verás el listado con el título "Los últimos 50 registros creados". Cada fila es un jugador, con las columnas Clave, Tipo, Número, Nombre, Licencia, NIF, Email, Móvil, Clapphouse, Procedencia, Acceso web y Fecha alta. Con el botón "PERSONALIZAR COLUMNAS" eliges cuáles mostrar, y con el buscador "Buscar" 🔍 localizas rápido dentro de lo que hay en pantalla. Cada fila tiene su ✏️ botón "Editar" (abre la ficha) y su 🗑️ botón "Eliminar".

💡Dos columnas que conviene no confundir. La Clave es el identificador único del cliente dentro del sistema: no se repite nunca e identifica a esa persona de forma inequívoca. El Número es el número de socio (la posición que ocupa entre los socios), que sí se puede renumerar, por ejemplo cuando un socio se da de baja y el club reorganiza la numeración.

En la barra superior tienes tres botones: "Alta jugador", "Alta interactiva" y "···Más". El menú "···Más" incluye Importar, Imprimir vertical, Imprimir horizontal y Excel (la opción Importar, para dar de alta muchos jugadores a la vez, se explica en el artículo de mantenimiento de la base).

Golf management software player records interface.png

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Cómo buscar un jugador

Sobre el listado tienes un panel de filtros para encontrar a alguien en concreto. Puedes filtrar por Nombre, Procedencia, Email, Clave, Número, Licencia, NIF, Número de Tarjeta, Etiqueta y Mostrar. El filtro "Número de Tarjeta" se refiere a la tarjeta de proximidad del jugador (la que se usa para el control de accesos y, en algunos casos, para pagos). Cuando tengas los filtros a tu gusto, pulsa "BUSCAR".

Junto a ese botón tienes otros dos: "MOSTRAR LOS ULTIMOS REGISTROS", que vuelve a la vista inicial de los últimos jugadores creados, y "RESETEAR FILTROS", que limpia lo que hayas puesto.

Golf Reservation Management System Interface.png
💡Cuando el mismo jugador te aparezca varias veces, no lo dupliques: búscalo primero por Licencia o NIF para asegurarte de que no está ya dado de alta. Además, al crear un jugador nuevo, si alguno de sus datos (como el email o el teléfono) ya existe en otra ficha, el sistema te avisa y te pregunta si quieres crear una ficha nueva. Lo ideal es decir que no, buscar la ficha que ya tiene esos datos y trabajar sobre ella, para evitar duplicados.

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Cómo dar de alta a un jugador

Tienes dos formas de crear una ficha nueva:

  • "Alta jugador": abre una ficha vacía para rellenarla tú. El único dato obligatorio para guardar es el Nombre, aunque conviene completar cuanto más, mejor.
  • "Alta interactiva": es un alta guiada paso a paso, pensada para que el propio jugador rellene sus datos en un dispositivo (por ejemplo, una tablet en recepción). Estas altas se recogen luego en la pestaña "DATOS RECIBIDOS".
Digital Player Profile Registration Form (1).png
📣 Aviso: en un alta nueva, mientras la ficha todavía no está guardada, el panel derecho de la ficha aparece reducido (solo verás Ficha jugador, Invitaciones, Enviar email, Actualización interactiva y Protección datos). El resto de sub-vistas (historial, bonos, cuenta corriente, etc.) aparecen una vez que el jugador existe. Es normal.

Para guardar o descartar los cambios de una ficha, usa los botones "Guardar" y "Cancelar" de la parte inferior.

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Los datos de la ficha

Al abrir una ficha (con el ✏️ botón "Editar" o al crear una nueva), se muestra el formulario del jugador. Estos son sus bloques principales:

Cabecera. Arriba están la foto del jugador (con un icono de cámara para subirla), el Nombre, la Clave (que el sistema asigna automáticamente), la Procedencia por defecto y el GF 18 y GF 9 por defecto (GF es Green Fee: el de 18 y el de 9 hoyos). Justo debajo, una barra de estadísticas, "Totales contabilizados desde el día: [fecha]", con las Visitas totales, las de 18h y 9h, las Invitaciones realizadas, Aux., la Última visita y el Último GF.  
Estos totales se cuentan desde la fecha en que se inicializaron los contadores del jugador.

Digital Player Profile Card in Spanish.png
💡 Idea: dos buenas prácticas desde el primer momento. Escribe el nombre en formato "APELLIDOS, NOMBRE" (por ejemplo, "FEIXÓ PRAT, ESTER"): es el formato recomendado por teeone.golf y el que permite identificar bien al jugador cuando el sistema se integra con la app y otros servicios. Y acuérdate de inicializar los contadores del jugador, porque de esa fecha en adelante es de donde salen las estadísticas de visitas; si no se inicializan, los totales no serán correctos.
📣 Importante, la "Procedencia por defecto" y el "GF por defecto" no son campos menores. Parecen simples, pero están muy ligados a las reservas online. Déjalos en blanco o, si el jugador es socio, rellénalos con sus datos reales. Por ejemplo, si un socio tiene como procedencia por defecto una de "visitante", el sistema puede no reconocerlo para reservar online desde Members; y si su green fee por defecto es una tarifa de no socio, no se le aplicará correctamente en sus reservas online. Configúralos según la procedencia y las tarifas que le correspondan a ese jugador.

Información principal. El bloque con los datos del jugador: Fecha de alta (solo lectura), Móvil, Email, casilla Clapphouse, NIF, Fecha de nacimiento, Sexo, Nacionalidad, Idioma, Tipo alumno, Licencia (con un menú ⋮ al lado), Hándicap, Tarjeta, Nº orden, Fecha baja de socio, Cabeza familia, Nº familiares socios (con una lupa 🔍 que consulta los familiares oficiales del módulo Socios), Nº abonado, la casilla Permitir pago a cuenta con su Límite (€) y un campo de Observaciones.

Digital Registration Form with Personal Details.png

Bloques colapsables. Debajo se despliegan Información de contacto adicional, Información de domicilio (dirección principal y secundaria), Información bancaria (IBAN y BIC/SWIFT) y Política de Privacidad.

Online Form for Contact and Banking Information in Spanish.png
💡 Lo que escribas en "Observaciones" aparecerá como aviso cuando selecciones a ese jugador en una reserva. Es el sitio perfecto para notas útiles en recepción (por ejemplo, una alergia, una preferencia o un aviso de cobro).

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Ya tienes tu base de jugadores en marcha

Con la pestaña Fichas de cliente ya sabes buscar, dar de alta y editar la ficha de cualquier jugador. A partir de aquí puedes profundizar en todo lo que guarda cada ficha por dentro y en cómo darle acceso web.

 

¡Gracias por llegar hasta aquí!
¿Todo listo? Ahora ya puedes poner en práctica todo lo aprendido 😀
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