Introducción
Cuando finalizas una reserva, el sistema te permite enviar al cliente un email de confirmación con todos los datos de la reserva. Con esta funcionalidad, también podrás añadir texto personalizado, elegir la plantilla adecuada y, si lo necesitas, generar un pago por enlace para cobrar la reserva de forma segura. 💳
En este artículo verás paso a paso cómo funciona la opción “Confirmar” y cómo aprovechar todas sus posibilidades.
- Acceso a la opción “Confirmar”
- Tipo de destinatario y plantilla de email (particular / TTOO)
- Configuración del contenido del email
- Pago por enlace (pago por link)
- Opciones finales de envío
- Requisitos previos: correo y plantillas de confirmación
- Formato del email que recibirá el cliente / TTOO
Acceso a la opción “Confirmar”
Para acceder al botón "Confirmar" debes:
- Abrir la pantalla de información de la reserva (se abre automáticamente al pulsar “FINALIZAR” o accediendo después a la reserva desde el plano de salidas haciendo clic en "Ver Reserva").”
- En la parte superior verás el botón “Confirmar”.
- Haz clic en “Confirmar” para abrir la ventana de confirmación por email.
Esta opción se utiliza muy a menudo, por ejemplo, cuando el cliente te pide “¿Me podéis enviar un email de confirmación con los datos de la reserva?”. 📧
Tipo de destinatario y plantilla de email (particular / TTOO)
Nada más abrir la ventana de confirmación, verás que el sistema detecta automáticamente si la reserva procede de un cliente particular o de un Touroperador (TTOO).
Marcando la casilla "Particular" o "TOO" en cada caso.
En función de ello:
- Carga una plantilla por defecto distinta según el tipo de cliente en la casilla "Plantillas reserva".
- Adapta el contenido del email (campos visibles, textos, etc.).
Además, podrás elegir otra plantilla distinta de la que aparece por defecto en el campo "Plantillas reserva" si así lo deseas, como por ejemplo seleccionar plantillas en diferentes idiomas, si las tienes configuradas.
💡 Configurar plantillas específicas para particulares y TTOO (y, si lo necesitas, por idioma), te ahorra mucho tiempo y te ayuda a mantener una comunicación clara y homogénea.
📣 Para poder usar plantillas, es necesario configurarlas previamente en el sistema. Consulta el 🔗 artículo: Utilidades, y mira el apartado Correo y Plantillas para ver todos los detalles de su configuración.
Configuración del contenido del email
En esta misma ventana podrás personalizar varios detalles extra del email que se enviará al cliente.
También en este momento, podrás modificar o añadir un texto adicional de última hora, además del que ya venga configurado en la plantilla (por ejemplo, avisos sobre trabajos en el campo, condiciones especiales, o cualquier detalle de última hora que puedas querer añadir).
Contenido visible para el cliente:
Cuando tengas el texto del email preparado, podrás ajustar varias opciones que determinan qué verá el cliente en la confirmación. Todas estas opciones te saldrán marcadas por defecto, y podrás desmarcarlas si no quieres que sean visibles para el cliente:
- Incluir precios en la confirmación.
- Desglosar IVA.
- Generar pdf único (Factura y confirmación).
- Incluir detalles reserva.
💡 Aprovecha que puedes modificar a última hora el texto del email para añadir detalles o transmitir comunicaciones puntuales (ej. cierre de un hoyo por mantenimiento, recordatorio de política de cancelación...) sin necesidad de modificar la plantilla base.
Datos envío:
- Cuenta de envío: desde qué cuenta de correo se envía la confirmación.
- Emails de destinatarios: dirección o direcciones de email a las que se enviará la reserva. Podrás escribir el email a mano, o seleccionarlo automáticamente a través del botón "⋮" que encontrarás al final de esta misma casilla, donde se te abrirá un desplegable con tres opciones (insertar email del Touroperador, insertar emails de los jugadores y gestionar email web).
- Emails correo en copia (CC). Si quieres poner en copia a otras personas.
- Emails correo en copia oculta (CO). Si quieres poner en copia a otras personas de manera oculta.
- Asunto: texto que aparecerá como asunto del mensaje.
- Nombre del adjunto. Nombre del documento adjunto, donde por ejemplo podrás poner Golf - booking - y el número del ID de la reserva asignado por el sistema.
- Firma: texto de firma que se incluirá al final del email y que habrás personalizado previamente.
Pago por link (pago por enlace)
Una de las opciones más interesantes es la de pago por link. Puedes acceder a ella desde dos sitios: desde la ventana de "Confirmar" (donde además envías el email de confirmación al cliente) y desde la ventana de "Detalles" de la reserva (Salidas → Ver reserva → Detalles → sección "Pago por Link"), donde puedes gestionar los enlaces de pago sin necesidad de enviar un email.
Esta herramienta te permite enviar al cliente un link de pago seguro por el importe que definas.
Desde esta opción podrás:
1. Importe. Indica el importe del enlace de pago (no tiene por qué ser el total de la reserva). Puedes escribir la cantidad manualmente o hacer clic en el símbolo “%” que aparece al final de este mismo campo. Al hacerlo, se abrirá un desplegable donde podrás seleccionar el porcentaje de cobro que quieres aplicar al pago por enlace.
💡Muy útil, por ejemplo, si quieres cobrar el 50 % por adelantado a través de este enlace en el momento de la reserva.
2. Caducidad de la URL. Aquí podrás indicar el número de horas, o el número de días durante los que el link será válido. El enlace permanecerá activo durante las horas o días establecidos. Pasado dicho periodo, el cliente ya no podrá proceder con el pago correspondiente a través del mismo.
3. Seleccionar la pasarela de pago. Podrás escoger con qué pasarela de pago gestionar este cobro por enlace. Actualmente, esta funcionalidad está disponible para pasarelas como Paycomet o Redsys, según la configuración de tu club.
4. Envío del enlace al cliente. Una vez configurado:
- Haz clic en "ACEPTAR" dentro del apartado de pago por link.
- El sistema generará automáticamente una URL de pago que se incluirá en el email de confirmación que enviarás al cliente y también podrás copiar el enlace y compartirlo por otro canal (por ejemplo, WhatsApp o correo directo).
5. Gestión de enlaces activos. Desde la sección "Pago por Link" en Detalles puedes gestionar los enlaces generados con los siguientes botones:
- "GENERAR": crea un nuevo enlace de pago.
- "COPIAR": copia la URL del enlace activo al portapapeles para enviarla al cliente por cualquier canal (WhatsApp, email directo, etc.).
- "CANCELAR": caduca manualmente un enlace activo. Útil cuando las condiciones de la reserva han cambiado, el cliente ha cancelado o quieres anular un enlace enviado por error. Al cancelar, el botón "GENERAR" vuelve a estar activo para crear un nuevo enlace si lo necesitas.
- "CONSULTAR": abre la ventana "Operaciones pasarelas", donde puedes ver el historial de todos los enlaces generados para esa reserva (activos, cancelados o caducados), con su estado, importe, usuario, fecha de caducidad y URL.
📣 El sistema incluye controles de seguridad adicionales en el pago por link:
- Si la reserva pertenece a un Tour Operador y no tiene activado el modo prepago en Detalles, el sistema no permitirá generar un pago por link.
- Al crear un nuevo enlace, el sistema valida que el importe, sumado al de los enlaces aún vigentes, no supere el importe total de la reserva.
- Si la reserva pertenece a un Tour Operador y no tiene activado el modo prepago en Detalles, el sistema no permitirá generar un pago por link.
- Al crear un nuevo enlace, el sistema valida que el importe, sumado al de los enlaces aún vigentes, no supere el importe total de la reserva.
El enlace permitirá al cliente realizar el pago de forma segura, sin que tengas que pedirle los datos de la tarjeta por teléfono.
💡¿Cuándo usar el pago por link?
Es especialmente útil cuando el cliente reserva por teléfono y quieres que pague en el momento. No sería correcto pedirle la tarjeta por teléfono para pasarla por el datáfono, ya que esto no cumple con la normativa de protección de datos de pago. El pago por link es la alternativa correcta y segura ✅.
Es especialmente útil cuando el cliente reserva por teléfono y quieres que pague en el momento. No sería correcto pedirle la tarjeta por teléfono para pasarla por el datáfono, ya que esto no cumple con la normativa de protección de datos de pago. El pago por link es la alternativa correcta y segura ✅.
Opciones finales de envío
En la parte inferior de la ventana “Confirmación de reserva” encontrarás varias opciones para finalizar el proceso.
Adjuntar factura:
En este apartado podrás añadir la factura a la confirmación de la reserva, si ya está preparada.
- Si la factura no existe todavía, en el campo “Factura” verás el texto “No existe” y en el campo “Tipo factura” también aparecerá “No existe”.
- En ese caso, podrás generar la factura directamente desde aquí haciendo clic en: “GENERAR PROFORMA”, o “GENERAR DEFINITIVA”, si ya quieres emitir la factura final.
💡Esta opción es especialmente útil cuando quieres dejar la reserva confirmada y la factura preparada en un solo paso, sin tener que ir a otros apartados.
Botones de acción:
Para finalizar con la opción “Confirmación de reserva”, en el pie de la ventana encontrarás varios botones adicionales:
- “CANCELAR”: cierra la ventana sin enviar nada.
- “IMPRIMIR”: imprime el documento con la información de la reserva.)
- “ENVIAR RESERVA”: envía el email de confirmación de la reserva al cliente.
- “ENVIAR RESERVA Y FACTURA”: envía la confirmación de la reserva junto con la factura adjunta.
Esta última opción solo aparece si la reserva ya está liquidada.
Requisitos previos: correo y plantillas de confirmación
Para poder utilizar correctamente la opción “Confirmar” y enviar emails desde el sistema, es necesario:
- Parametrizar la/las cuentas de correo del club en el sistema.
- Configurar las plantillas de email que quieras usar (particulares, TTOO, idiomas, etc.).
💡 Recuerda que si al intentar confirmar una reserva no puedes enviar el email, tienes que revisar primero que la cuenta de correo esté correctamente configurada y que tengas al menos una plantilla activa.
📣 Para conocer todos los detalles sobre como configurar estas opciones, consulta el 🔗 artículo: Utilidades, y mira el apartado Correo y Plantillas.
Formato del email que recibirá el cliente / TTOO
Con la opción “Confirmar” podrás enviar a tus clientes una confirmación clara y profesional de sus reservas, añadir textos personalizados cuando lo necesites y, además, ofrecer una forma de pago segura mediante enlace. Esto te ayudará a:
- Reducir errores y malentendidos sobre fechas, horarios y condiciones.
- Cobrar anticipadamente reservas sensibles (por ejemplo, no show o grupos).)
- Cumplir con la normativa de pagos evitando el uso inadecuado de datos de tarjeta.
Aquí te dejamos un ejemplo de como será el email que recibirá el cliente:
¡Gracias por llegar hasta aquí!
¿Todo listo? Ahora ya puedes poner en práctica todo lo aprendido 😀
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