Introducción
En este artículo aprenderás qué son las procedencias en la suite de teeone.golf, cómo configurarlas correctamente y cómo sacar el máximo partido a todas las opciones que ofrece este módulo.
Accede a la solución Reservas > entra en el módulo Configuración > haz clic en Procedencias.
Las procedencias son una de las piezas clave de teeone.golf. Indican de dónde viene cada cliente que juega en tu campo: si viene como socio, como visitante, a través de un Tour Operador, de un hotel, de una agencia, de un club con correspondencia, como invitado de socio, etc.
Si las procedencias están bien configuradas, el resto del sistema fluye: las tarifas se asignan correctamente, las reservas se hacen sin errores, la facturación cuadra y los informes reflejan la realidad del negocio.
En este artículo verás en detalle:
- La pantalla principal del módulo Procedencias
- Colectivos: el nivel superior
- Crear y configurar una procedencia
- Opciones de la ficha de procedencia
- Pestaña Cuentas corrientes
- La procedencia en el día a día del club
- Buenas prácticas y errores comunes
La pantalla principal del módulo Procedencias
Al acceder a la solución Reservas > Configuración > Procedencias, encontrarás una pantalla con cuatro pestañas en la parte superior:
- PROCEDENCIAS: el listado principal de todas las procedencias del club.
- COLECTIVOS: los grandes grupos que agrupan las procedencias.
- CUENTAS CORRIENTES: consulta rápida de saldos y movimientos de las procedencias con cuenta abierta.
- TARIFAS: herramientas para asociar tarifas de forma masiva y consultar tarifas y precios por colectivo.
En la parte superior derecha de esta misma pantalla encontrarás los botones "+Crear" (para crear una nueva procedencia), "Importar" y "···Más" (botón que te permitirá imprimir y exportar a Excel.
Debajo de las pestañas tienes la opción "Filtros". Al hacer clic se despliega un panel con varias opciones para localizar rápidamente lo que necesitas:
- Procedencia: campo de texto libre para buscar por nombre.
- Colectivos: desplegable para filtrar por un colectivo concreto (TODOS, SOCIOS, CORRESPONDENCIAS, ACUERDOS COMERCIALES, INVITADOS, TRANSEUENTES, TTOO, HOTELES, AGENCIAS, etc.).
- Filtros de estado: Todas, Activas o Inactivas..
- Agentes Web: casilla para filtrar solo las procedencias que son agentes web. Al lado encontrarás un icono de información (ℹ️) con instrucciones detalladas sobre la configuración de agentes web.
- Con tarjeta tokenizada: casilla para filtrar las procedencias que tienen una tarjeta de crédito tokenizada.
Cuando tengas seleccionados los filtros, haz clic en el botón "PROCESAR" para aplicarlos.
Una vez procesado, aparecerá una nueva pantalla, la tabla de procedencias.
Aquí podrás ver el listado de procedencias. Se muestra toda la información detallada en las columnas: Cod., Nombre, Nombre Fiscal, Tarjeta tokenizada, Tipo doc., NIF, Activa, Dirección, Cód. Postal, Población, Provincia, País, y más.
Puedes personalizar qué columnas ver y en qué orden con el botón "PERSONALIZAR COLUMNAS". También dispones de un buscador 🔍 para localizar procedencias rápidamente.
Cada procedencia de la tabla tiene dos iconos de acción: ✏️ botón "Editar" para acceder a la ficha y 🗑️ botón "Eliminar" para borrar la procedencia.
Colectivos: el nivel superior
Los colectivos son las grandes agrupaciones que organizan tus procedencias. Piensa en ellos como "carpetas" que te ayudan a tener todo ordenado y a sacar informes por grandes categorías.
Para acceder a esta pestaña, haz clic en COLECTIVOS en la parte superior del módulo.
¿Cuántos colectivos debería tener mi club?
Nuestra recomendación es que los colectivos sean pocos (no más de 10, 20) y que representen las grandes familias de clientes con las que trabaja tu club. Salvo que tu club tenga una casuística muy particular, los colectivos deberían ser bastante estándares.
Un ejemplo de colectivos bien definidos sería: Socios, Correspondencias, Acuerdos comerciales, Invitados, Visitantes, TTOO, Hoteles, Agencias, Empresas, y si trabajas con algún club de fidelización, un colectivo específico para ello (por ejemplo, Le Club, Golfy, GolfMore, etc.).
Veamos cómo crear un colectivo:
- Haz clic en el botón "+Crear" en la parte superior derecha de la pantalla.
- Se abrirá la ventana "Crear colectivo" con dos campos: Código (numérico, el que tú quieras asignarle) y Descripción (el nombre del colectivo).
- Haz clic en el botón "GUARDAR" para guardarlo.
Cada colectivo se muestra en una tabla con las columnas ID y Descripción. Desde esta tabla puedes usar el ✏️ botón "Editar" para modificar el nombre o el 🗑️ botón "Eliminar" para borrarlo. También puedes imprimir el listado o exportarlo a Excel.
Crear y configurar una procedencia
Para crear una nueva procedencia, haz clic en el botón "+Crear" en la parte superior derecha de la pantalla (desde la pestaña PROCEDENCIAS). Se abrirá la ventana Ficha Procedencia, donde podrás completar toda la información.
La ficha de procedencia se organiza en varios bloques:
Información principal: Este es el bloque superior de la ficha, con los datos fundamentales de la procedencia:
- Código: el código numérico que identifica a esta procedencia. Una vez creada, puedes modificarlo haciendo clic en el icono de flechas (⇄) que aparece junto al campo; esto abrirá la ventana "Modificar código" donde podrás indicar el código actual y el nuevo código, y hacer clic en "CAMBIAR".
- Nombre: el nombre de la procedencia tal como aparecerá en el sistema (por ejemplo, GOLF BREAKS, RETAMARES, SOCIOS…).
- Tipo documento: desplegable para seleccionar el tipo de identificación fiscal (NIF, CIF, NIE…).
- NIF/CIF: el número de identificación fiscal de la procedencia. Es imprescindible para poder emitir facturas.
- Saldo €: muestra el saldo actual de la cuenta corriente de esta procedencia (si tiene cuenta abierta).
Junto al campo NIF/CIF encontrarás un icono de persona (👤) que permite asociar la procedencia a un contacto.
Casillas de configuración: Debajo de los campos principales encontrarás cinco casillas que definen el comportamiento de la procedencia:
- Procedencia activa: indica si esta procedencia está en uso. Si la desactivas, dejará de aparecer en las búsquedas y en los desplegables de reservas.
- Permitir forma pago a cuenta: si la activas, cuando se liquide una reserva de esta procedencia podrás seleccionar la forma de pago "A CUENTA PROCEDENCIA". El importe se cargará en la cuenta corriente de la procedencia en lugar de cobrarse al jugador. Es muy habitual en procedencias de tipo TTOO, correspondencias o socios.
- Permitir forma pago prepago TTOO: permite que la procedencia funcione en modo prepago. El TTOO hace una transferencia de dinero y el club va descontando a medida que se realizan reservas.
- Comisión web (ℹ️): esta opción es relevante para agencias que venden online. Si la activas, en las reservas online realizadas por la agencia se aplicará sobre el precio final el porcentaje de descuento que figura en el campo "Dto. asociado". Es decir, el precio al que vende la agencia online será igual al precio del club menos la comisión. Requiere tener un "Código de internet" asignado. No es compatible con "Pago directo jugador".
- Pago directo jugador (ℹ️): si la activas, las reservas online de Green Fees realizadas por agencias se almacenarán sin prepago y el jugador tendrá que abonar el importe al liquidar en recepción. Si no está activada, la reserva se almacenará como prepago. No tiene efecto con tarifas de crédito. No es compatible con "Comisión web". Requiere "Código de internet". No aplica al pago por enlace.
Datos fiscales y comerciales
- Nombre Fiscal: el nombre fiscal completo (razón social) de la procedencia, necesario para la emisión de facturas.
- Cta. contable: la cuenta contable asociada a esta procedencia (por ejemplo, 430401000). Es un dato importante para la integración con contabilidad.
- Persona contacto: el nombre de la persona de contacto principal de esta procedencia.
Configuración comercial
- Colectivo: desplegable para asignar la procedencia a uno de los colectivos que has creado previamente.
- Dto. asociado: porcentaje de descuento por defecto que se aplicará a las tarifas de esta procedencia. Es muy útil para no tener que crear tarifas distintas para cada procedencia: puedes tener una tarifa base y aplicar un descuento diferente por procedencia.
- Green Fee por defecto: el código de la tarifa de Green Fee que se asignará automáticamente cuando se haga una reserva con esta procedencia. Esto ahorra mucho tiempo en recepción.
- Código agente web: el código de internet proporcionado por teeone.golf, necesario para que la procedencia pueda operar como agente web (venta online).
Mercado y observaciones
- Mercado: desplegable equivalente a la nacionalidad. Indica el mercado de origen de la procedencia (por ejemplo, ESPAÑA, REINO UNIDO…).
- Página web: campo opcional para la página web de la procedencia.
- Observaciones: campo de texto libre donde puedes especificar las condiciones del acuerdo con esa procedencia, notas internas, detalles del contrato, etc.
Información de contacto
- Teléfono 1, Teléfono 2, Fax: números de teléfono de la procedencia.
- Email reservas: dirección de email para las comunicaciones de reservas.
- Email facturas: dirección de email a la que se enviarán las facturas.
- Aceptar recibir emails: casilla que indica si la procedencia acepta recibir comunicaciones por email.
Dirección
Bloque desplegable donde podrás complementar los campos: Dirección, Población, Provincia, Cód. Postal y País. Son los datos del domicilio fiscal, necesarios para la facturación.
Información adicional
Bloque desplegable con campos complementarios: Tarjeta de crédito, Dato opcional 1, Cuenta contable 2 y Dirección entrega.
Una vez completados todos los datos, haz clic en el botón "CANCELAR" para descartar los cambios o "GUARDAR" para guardar la procedencia.
Opciones de la ficha de procedencia
Una vez creada y guardada una procedencia, al abrir su ficha verás en la parte lateral derecha un menú con varios botones. Cada uno da acceso a una funcionalidad específica de esa procedencia:
- Ficha
- Servicios web
- Tarifas Web Rack
- Tarifas asociadas
- Ver cuenta
- Limitaciones visitas
- Documentos
- Tarjetas tokenizadas
A continuación explicamos cada una.
1. Ficha: Vuelve a la vista principal de la ficha de procedencia que hemos explicado en el apartado anterior.
2. Servicios web: Desde esta opción puedes configurar los servicios web asociados a la procedencia. Los servicios web antes se definían desde Open; ahora se crean y definen directamente desde Reservas.
3. Tarifas Web Rack: Desde esta opción puedes configurar las tarifas a las que tendrán acceso los Tour Operadores y agencias (la propia procedencia) que estén conectados al sistema de teeone.golf a través de API o Direct. Las tarifas que configures aquí serán las únicas que esas procedencias podrán reservar a través de su conexión. Es decir, si un TTOO o una agencia está conectado a teeone.golf, lo que ve y puede reservar depende exclusivamente de lo que se haya configurado en este apartado.
4. Tarifas asociadas: Esta es una de las opciones más importantes de la ficha. Aquí defines exactamente qué tarifas de Green Fee están disponibles para esta procedencia en el uso diario del club, es decir, en Caddie Master y en la operativa offline (recepción, reservas manuales, etc.). Las tarifas configuradas en este apartado no estarán disponibles en la venta online; para eso existe la opción "Tarifas Web Rack" que hemos visto en el punto anterior. Esta es la principal diferencia entre ambas opciones.
La tabla de tarifas asociadas muestra las columnas: Green Fee (código), Descripción, Fecha desde, Fecha hasta, Por defecto, Descuento, 9 hoyos y Tipo web.
Al hacer clic en Tarifas asociadas, aparecerán tres nuevas opciones en el lateral derecho de la pantalla.
Estos tres nuevos botones, te permiten Asociar, Imprimir y exportar a Excel.
Asociar una tarifa:
- Haz clic en el botón "+ Asociar" en la parte inferior derecha.
- Se abrirá una ventana donde podrás seleccionar la tarifa, indicar las fechas de vigencia (Desde / Hasta), un porcentaje de descuento específico (% Descuento), y marcar si es el Green Fee por defecto o si aplica para 9 hoyos.
- No olvides hacer clic en "GUARDAR".
En esta misma pantalla, tienes también las opciones extra de Editar y Eliminar:
Haz clic en el ✏️ botón "Editar" de la tarifa que quieras modificar. Se abrirá la ventana "Modificar asociación" con los mismos campos: Tarifa, Desde, Hasta, % Descuento, Green Fee por defecto y 9 hoyos. Haz los cambios necesarios y haz clic en "GUARDAR".
Para eliminar una asociación, haz clic en el 🗑️ botón "Eliminar" de la tarifa correspondiente.
5. Ver cuenta: Cada procedencia tiene su propia cuenta corriente interna. Desde esta opción puedes consultar el saldo, ver los movimientos y realizar operaciones sobre la cuenta.
Al hacer clic en "Ver cuenta" se muestra:
- Saldo actual de la procedencia (en la parte superior).
- Filtros: para acotar los movimientos por fecha.
- Tabla de movimientos con las columnas: Fecha, Nombre, Descripción, Deudas, Pagos, Saldo, Forma de pago, Usuario, Reserva y Campo.
Recuerda que puedes personalizar qué columnas ver y en qué orden con el botón "PERSONALIZAR COLUMNAS".
En la ventana "Ver cuenta", aparecerán también varias opciones extra asociadas a esta funcionalidad. Las encontrarás disponibles en la parte inferior derecha:
- Añadir apunte: para registrar manualmente un ingreso o un cargo en la cuenta (por ejemplo, un depósito recibido por transferencia).
- Traspaso a clientes: permite traspasar saldo de la cuenta de la procedencia a un jugador o cliente directo (no a otra procedencia). Se abre una ventana con los campos: Fecha, Nombre (el jugador o cliente destino), Observación, Forma de pago y el Importe a traspasar. Haz clic en "TRASPASAR" para confirmar.
- Asignar nombre a los cargos: permite asignar un nombre descriptivo a los movimientos de la cuenta para facilitar su identificación.
- Ayuda (ℹ️): muestra información sobre cómo eliminar movimientos o modificar la forma de pago de un apunte. Para realizar estas acciones es necesario tener habilitado el permiso correspondiente. Accede a la solución Reservas > Configuración > Usuarios, selecciona el usuario al que quieres habilitar el permiso y busca "Eliminar/modificar apuntes". Marca la casilla y guarda. El usuario debe volver a iniciar sesión para que el permiso aplique.
- Imprimir y Excel: para exportar los datos de la cuenta.
6. Limitaciones visitas: Esta opción permite limitar el número de visitas o reservas que puede tener una procedencia en determinados días de la semana. Es una funcionalidad muy utilizada para gestionar acuerdos de correspondencia.
La tabla muestra: Fecha inicio, Fecha final y una columna por cada día de la semana (Lu, Ma, Mi, Ju, Vi, Sa, Do), seguidas de Lim lab (límite laborable) y Lim fes (límite festivo). Puedes personalizar la tabla con la opción PERSONALIZAR COLUMNAS, para que se adapte 100% a tus necesidades.
Por ejemplo, si un club tiene un acuerdo de correspondencia con otro campo que solo permite 6 jugadores por día los miércoles, se configuraría una limitación con: Fecha inicio y Fecha final del año natural, "Sí" marcado solo en la columna "Mi", Lim lab = 6 y Lim fes = 0.
Cómo crear una limitación:
- Haz clic en el botón "+ Crear" en la parte inferior derecha.
- Configura las fechas, los días de la semana que aplican y los límites.
- Guarda los cambios.
Cada limitación se puede editar (✏️) o eliminar (🗑️). También puedes imprimir y exportar a Excel.
7. Documentos: Desde esta opción puedes adjuntar documentos a la procedencia: contratos, tarifas anuales, emails importantes, cambios por mantenimiento o cualquier documentación relevante.
La tabla muestra: Descripción, Usuario y Fecha de cada documento subido. Cada documento tiene opciones de descarga y 🗑️ eliminación.
Cómo añadir un documento:
- Haz clic en el botón "+ Añadir" en la parte inferior derecha.
- Se abre la ventana "Añadir documento" con los campos: Descripción (obligatorio) y Seleccionar documento (obligatorio, haz clic en el icono de carpeta para buscar el archivo).
- Haz clic en "ACEPTAR" para subir el documento.
8. Tarjetas tokenizadas: Esta funcionalidad permite registrar de forma segura la tarjeta de crédito de un Tour Operador o agencia, para que el club pueda cobrar automáticamente las reservas de prepago sin necesidad de gestiones manuales con el datáfono. Es una opción muy interesante que pocos clubs conocen y que puede simplificar mucho el cobro recurrente a terceros.
La tabla muestra: Entidad, Nº tarjeta, Tipo, Caducidad y Fecha alta. El club nunca tendrá acceso a los datos completos de la tarjeta.
Cómo tokenizar una tarjeta:
- Haz clic en el botón "+ Generar enlace" en la parte inferior derecha.
- Se abrirá la ventana "Generar enlace para tokenización" con tres campos:
- Caducidad de la URL (Horas): indica durante cuántas horas estará activo el enlace. Pasado este periodo, el destinatario ya no podrá completar el registro.
- Procedencia: muestra la procedencia para la que se genera el enlace (este campo se rellena automáticamente).
- Pasarela: selecciona la pasarela de pago (por ejemplo, PAYCOMET).
- Haz clic en "ACEPTAR".
- Se generará un enlace y aparecerá la ventana "Copiar enlace" con la URL. Copia este enlace y envíalo a la agencia o Tour Operador.
¿Qué pasa del lado del Tour Operador?
Cuando el Tour Operador accede al enlace, verá una página de registro de tarjetas de teeone.golf con:
- Un localizador de referencia y la pasarela utilizada.
- Una explicación del proceso en español e inglés.
- Un formulario donde introducir los datos de la tarjeta (titular, número, fecha de caducidad, CVC2).
- Se realizará un cargo simbólico de 1 euro que será devuelto automáticamente en unos días.
Una vez completado el pago simbólico, la tarjeta quedará tokenizada y aparecerá en el listado de tarjetas de esa procedencia. A partir de ese momento, el club podrá cobrar automáticamente las reservas de prepago con esa tarjeta.
Desde la vista de tarjetas tokenizadas también dispones de los botones "PERSONALIZAR COLUMNAS", buscador 🔍, "Imprimir", "Excel" e "Información".
Pestaña Cuentas Corrientes
Desde la pestaña CUENTAS CORRIENTES del módulo de Procedencias puedes consultar de forma rápida los saldos de todas las procedencias que tienen cuenta corriente abierta, sin necesidad de entrar ficha por ficha.
Saldos generales: La vista principal muestra un resumen de saldos generales, que puedes filtrar por fecha para ver el estado de las cuentas en un momento determinado.
Movimientos diarios: Para realizar una búsqueda más detallada, utiliza la opción "Movimientos diarios" (accesible en la parte derecha de la pantalla). Esta opción te permite filtrar y ver los movimientos diarios de cada procedencia con más detalle, acotando por fechas específicas.
La tabla de movimientos diarios muestra las columnas: Fecha, Concepto, Deudas, Pagos, Saldo, Forma de pago, Descripción y Usuario, entre otras.
Haz clic en PERSONALIZAR COLUMNAS, para ver solo aquella información que quieras que se vea en la tabla.
También dispones de los botones "Imprimir" y "Excel" para exportar esta información.
Pestaña Tarifas
La pestaña TARIFAS ofrece herramientas para gestionar la asociación de tarifas a procedencias de forma masiva, sin necesidad de ir procedencia por procedencia. Es muy útil cuando necesitas asociar una misma tarifa a varias procedencias a la vez, copiar las tarifas de una procedencia a otra, o revisar de un vistazo qué tarifas y precios tiene cada colectivo.
En la parte derecha de la pantalla encontrarás tres opciones: "Asociar tarifas", "Asociar tarifas Web Rack" y "Tarifas asociadas y precios". ¡Veamos los detalles de estas tres opciones!
1. Asociar tarifas. Esta es la opción principal para asociar tarifas a procedencias de forma masiva. La pantalla se organiza en tres bloques con instrucciones claras en la parte superior:
- Paso 1. Rellena valores en las secciones "Asignar tarifa" o "Copiar tarifas de una procedencia".
- Paso 2. Selecciona procedencias en la sección "Asignar a" y pulsa el botón "ACEPTAR".
El primer bloque de esta ventana es "Asignar tarifa" (con fondo verde en el título) te permite definir qué tarifa quieres asociar y con qué condiciones. Puedes expandir o contraer este bloque haciendo clic en la flecha (^).
Campos disponibles:
- Campo: desplegable para seleccionar el campo (por ejemplo, TODOS si quieres que aplique a todos los campos del club).
- Tipo instalación: desplegable con las opciones TODAS, GOLF y ZONAS.
- Recorrido: desplegable con los recorridos disponibles según la instalación seleccionada (por ejemplo, GOLF-COURSE, GOLF-STAD, TENIS P1, PADEL P1, PADEL P2, DRIVING…).
- Tipo tarifa web: desplegable que indica el tipo de tarifa para la venta online. Las opciones incluyen: Green Fee, 1GF+1B, 2GF+1B, 4GF+2B, Green Fee con hotel, 1GF+1B con hotel, 2GF+1B con hotel, entre otras.
- Green Fee 18 hoyos: desplegable para seleccionar la tarifa de 18 hoyos. En este listado verás todas las tarifas disponibles, incluidas las de paquete (prefijo $, por ejemplo, $01030001 PACK 2GFS + BUGGY VISITANTE, $10 2GF+BUGGYTRANSEUNTEWEB, $12 GF+COCHINILLO SOCIO…) y las de crédito TTOO (prefijo X).
- Green Fee 9 hoyos: desplegable equivalente para la tarifa de 9 hoyos.
- Dto. asociado: porcentaje de descuento que se aplicará a esta asociación.
- Dto. asociado a la procedencia: casilla que, si la marcas, aplicará el descuento que está definido en la ficha de cada procedencia en lugar del porcentaje indicado en el campo anterior.
- Green Fee por defecto: casilla para indicar que esta será la tarifa que aparecerá por defecto en las reservas de esta procedencia.
- 9 hoyos internet: casilla para indicar que esta tarifa aplica como tarifa de 9 hoyos en la venta online.
- Desde / Hasta: fechas de vigencia de la asociación. Al hacer clic en el icono de tres puntos (⋮) junto al campo "Desde", se abrirá un selector rápido de fechas con opciones predefinidas: Últimos 30 días, Este mes, Último mes, Este año, Último año. También puedes crear un intervalo personalizado con "Crear intervalo" o guardar tus fechas habituales con "Guardar fechas".
Más a bajo, encontramos resaltada en azul la opción "Copiar tarifas de una procedencia" (con un icono ℹ️ de ayuda). Esta opción te permite copiar todas las tarifas de una procedencia existente y aplicarlas a otras procedencias. Es muy práctico cuando tienes varias procedencias que comparten las mismas condiciones.
Al expandir este bloque, encontrarás:
-
Copiar tarifas: dos opciones excluyentes entre sí:
- Copiar tarifas de una procedencia incluidos descuentos: copia las tarifas con los mismos porcentajes de descuento que tiene la procedencia de origen.
- Copiar tarifas y asignar el descuento por defecto de la procedencia: copia las tarifas pero aplica el descuento que cada procedencia de destino tenga configurado por defecto en su ficha.
- Procedencia: desplegable donde seleccionas la procedencia de origen (la que tiene las tarifas que quieres copiar).
- Elimina tarifas asociadas existentes en la procedencia: casilla importante. Si la marcas, se borrarán primero todas las tarifas que ya tengan las procedencias de destino antes de copiar las nuevas.
- Si marcas "Eliminar tarifas asociadas existente en la procedencia", se borrarán todas las tarifas existentes y se darán de alta todas las tarifas de la procedencia seleccionada. Si el campo está en TODOS, se copian todas; si está en un campo concreto, solo las de ese campo.
- Si no marcas la casilla, las tarifas que no existen en la procedencia seleccionada permanecen, las que ya existen permanecen también, y las nuevas se dan de alta. Las tarifas comunes se actualizan con las fechas de la procedencia de origen.
El último bloque de esta ventana es "Asignar a" (con fondo verde en el título) donde seleccionas a qué procedencias quieres aplicar la tarifa o la copia que has configurado arriba.
Colectivo: desplegable para filtrar las procedencias por colectivo (TODOS, SOCIOS, CORRESPONDENCIAS, ACUERDOS COMERCIALES, INVITADOS, VISITANTES, TTOO…).
Debajo del colectivo aparecerá el listado de Procedencias activas con dos columnas: Código y Descripción. Cada procedencia tiene una casilla de selección a su izquierda. Marca las casillas de las procedencias a las que quieras asociar la tarifa o copiar las tarifas.
Una vez seleccionadas, haz clic en el botón "ACEPTAR" que aparece al final del listado para confirmar la operación.
2. Asociar tarifas Web Rack: Funciona de manera similar a "Asociar tarifas", pero específicamente para las tarifas de venta online (Web Rack). La pantalla tiene la misma estructura de tres bloques (Asignar tarifa, Copiar tarifas de una procedencia y Asignar a), con una diferencia importante: el listado inferior muestra "Procedencias activas con código de internet" en lugar de todas las procedencias activas, ya que solo las procedencias con un código de internet proporcionado por teeone.golf pueden operar en la venta online.
Los campos disponibles en el bloque "Asignar tarifa" son los mismos que en "Asociar tarifas" (Campo, Tipo instalación, Recorrido, Tipo tarifa web, Green Fee 18 hoyos, Green Fee 9 hoyos, etc.).
3. Tarifas asociadas y precios: Esta opción es una herramienta de consulta muy potente que te permite ver de un vistazo todas las tarifas asociadas y sus precios para un colectivo concreto, en una fecha determinada.
Cómo utilizarla:
- Selecciona una Fecha (por ejemplo, 24/03/2026).
- Selecciona un Colectivo del desplegable (TODOS, SOCIOS, CORRESPONDENCIAS, ACUERDOS COMERCIALES, INVITADOS, VISITANTES, TTOO…).
- Opcionalmente, marca "Tener en cuenta solo procedencias activas" para excluir las inactivas.
- Opcionalmente, marca "Ordenar por nombre" para que el listado se ordene alfabéticamente por nombre de procedencia.
- Haz clic en "ACEPTAR".
Se mostrará una tabla con el título "Tarifas asociadas y precios [con la fecha que hayas seleccionado]. Colectivo: [nombre del colectivo que hayas escogido]." Las columnas de la tabla son:
- Código: código de la procedencia.
- Nombre: nombre de la procedencia.
- GF: código del Green Fee.
- Descripción: nombre de la tarifa.
- Precio fes: precio en día festivo.
- Precio lab: precio en día laborable.
- Fecha ini: fecha de inicio de vigencia de la tarifa.
- Fecha final: fecha de fin de vigencia.
- Hora ini: hora de inicio de aplicación.
- Hora fin: hora de fin de aplicación.
- Lu, Ma, Mi, Ju, Vi, Sa, Do: columnas de días de la semana, con una marca (✓) en los días en que aplica la tarifa.
Recuerda que siempre puedes personalizar qué columnas ver y en qué orden con el botón "PERSONALIZAR COLUMNAS". La ventana de personalización te permite seleccionar o deseleccionar cada columna individualmente, con opciones de "SELECCIONAR TODAS", "NO SELECCIONAR NINGUNA" y "RESETEAR COLUMNAS". Si marcas "Aplicar esta personalización en sesiones futuras", la configuración se guardará para la próxima vez que accedas.
También dispones de los botones "Imprimir" y "Excel" para exportar esta información y compartirla con el equipo o archivarla.
La procedencia en el día a día del club
Las procedencias no son algo que solo se configura una vez y se olvida. Están presentes en muchas operaciones del día a día. A continuación te explicamos los puntos más importantes donde las encontrarás.
1. Al hacer una reserva: Cuando creas una nueva reserva en la solución Reservas > Salidas, uno de los campos principales es la Procedencia. Al escribir en el campo de procedencia, el sistema te mostrará un desplegable con las procedencias disponibles que coincidan con tu búsqueda.
Una vez seleccionada la procedencia, el sistema cargará automáticamente el Green Fee por defecto que tiene asociado. Si la procedencia tiene bien configuradas sus tarifas, el personal de recepción solo tendrá que elegir entre las tarifas permitidas para esa procedencia, reduciendo el margen de error al mínimo.
🔗 Cómo reserva en el teetime
🔗 Información de una reserva
2. Al liquidar una reserva: En el momento de la liquidación, la procedencia determina las opciones de pago disponibles. Si la procedencia tiene habilitado "Permitir forma pago a cuenta", aparecerá la opción "A CUENTA PROCEDENCIA" como forma de pago. El importe se cargará en la cuenta corriente de la procedencia en lugar de cobrarse al jugador en ese momento.
3. Segunda procedencia: Hay situaciones en las que un cliente llega al club a través de una cadena de intermediarios. Por ejemplo: un hotel te envía una reserva, pero esa reserva en realidad procede de un Tour Operador que trabaja con el hotel. En este caso, la procedencia principal sería el hotel (porque es con quien liquidas la reserva) y la segunda procedencia sería el TTOO (para que quede reflejado en las estadísticas).
El campo "Segunda procedencia" se encuentra en la ventana "Detalles" de la reserva (accesible desde el botón "Detalles" en la pantalla de información de una reserva), dentro del bloque "Otros datos".
4. Procedencia por defecto en la ficha del jugador: Cada jugador dado de alta en teeone.golf tiene en su ficha un campo llamado Procedencia por defecto. Este campo indica la procedencia habitual por la que suele venir ese jugador al club.
Cuando creas una nueva reserva para ese jugador, el sistema rellenará automáticamente el campo de procedencia con este valor por defecto. Sin embargo, puedes cambiarlo en cualquier momento si en esa ocasión el jugador viene por otra vía (por ejemplo, normalmente viene como visitante, pero un día viene con una correspondencia de otro campo).
Buenas prácticas y errores comunes
- Planifica antes de crear. Dedica un momento a definir bien tus colectivos y tus procedencias antes de empezar a darlos de alta. Un buen trabajo previo de entender el negocio y los informes que necesitarás hará que todo funcione mucho mejor.
- Asocia siempre las tarifas correctas a cada procedencia. Es la clave de todo el sistema. Si las tarifas están bien asociadas, el personal de recepción no puede equivocarse: al seleccionar la procedencia, solo aparecerán las tarifas que corresponden.
- Rellena los datos fiscales completos si necesitas facturar a esa procedencia (NIF/CIF, Nombre Fiscal, Dirección).
- Utiliza el campo Observaciones para anotar las condiciones del acuerdo con cada procedencia: vigencia, condiciones especiales, contactos, etc.
- Digitaliza los contratos subiéndolos en la opción "Documentos" de cada procedencia.
- Configura las limitaciones de visitas cuando tengas acuerdos de correspondencia con restricciones de días o número de jugadores.
- Revisa periódicamente las tarifas asociadas desde la pestaña TARIFAS > "Tarifas asociadas y precios" para detectar posibles errores.
- No uses las procedencias para categorizar clientes de forma genérica. Las procedencias no son etiquetas. No crees procedencias del tipo "Clientes de Barcelona" o "Clientes cercanos al club" si no hay una diferencia real de tarifas entre ellos. Para eso existen las etiquetas de cliente.
- No crees procedencias para clientes finales individuales. Las procedencias están pensadas para relaciones comerciales con empresas, agencias, clubs u organizaciones con las que tienes una relación continuada. Para facturar a un cliente final concreto, no necesitas una procedencia específica.
- No dejes procedencias sin tarifas asociadas. Si una procedencia no tiene tarifas, el personal de recepción tendrá que buscar la tarifa manualmente, lo que aumenta el riesgo de errores.
- No tengas demasiados colectivos. Busca un equilibrio: pocos colectivos (máximo 10) que representen las grandes agrupaciones de tu negocio.
- No confundas el saldo a cuenta con el crédito, que funciona por otro lado.
Es el paso número uno.
Una vez que has asociado la procedencia correcta, el resto de la reserva prácticamente va solo: el sistema cargará las tarifas, los descuentos y las condiciones que corresponden. Si te equivocas en la procedencia, hay mucho margen de error en todo lo demás.